Personnaliser les messages électroniques.
Dernière mise à jour le 17.02.2020.
A. Mettre en forme les messages en cours de rédaction.
Par défaut, le format du texte du message que vous rédigez est HTML, ce qui vous permet d'apporter des éléments de mise en forme, et obtenir que les liens soient activables. Il est cependant possible de l'envoyer au format "Texte brut" en frappant Alt, X, È.
La mise en forme est pratiquement celle utilisée dans les documents Word. Vous pourrez par exemple:
choisir la police,
sa taille, en ouvrant la boite de dialogue "Police" par
Ctrl +Maj +P ou en ouvrant le menu contextuel
par Applications;
mettre une expression
en italique, en gras, la souligner par Ctrl +I,
Ctrl +G, Ctrl +U;
choisir un style
tel que "Titre 1" ou "Tableau" par
Ctrl +Maj +S;
choisir l'alignement
par Ctrl +L, Ctrl +R,
Ctrl +E; utiliser des listes à puces
par Ctrl +Maj +L.
B. Signer les messages.
Outlook permet de créer des signatures qui pourront ensuite être ajoutées automatiquement ou non à la fin de vos messages. Une signature consiste à ajouter à la fin des messages certaines informations: une adresse postale, un numéro de téléphone, un E-mail, etc..
B.1. Création d'une signature.
Dans la fenêtre de rédaction, ouvrez l'onglet "Messages" sur le groupe "Inclure", bouton de liste déroulante "Une signature", par Alt, S, S1, I. Ceci ouvre la boite de dialogue "Signatures et thème".
Le focus se trouve dans la liste des signatures, qui est actuellement vide. Tabulez jusqu'au bouton "Nouveau" et activez-le ou frappez Alt, N. Ceci ouvre une boite de dialogue "Nouvelle signature", où vous entrerez un nom pour la signature à créer. Validez par Entrée. Cette boite se ferme, et le nom de la signature s'affiche dans la liste.
Vous devez maintenant créer la signature. Tabulez jusqu'à entendre "Document page 1 vide". Le curseur est dans cette zone d'édition.
Entrez les informations telles qu'elles apparaîtront dans les messages, par
exemple :
Jean DUPONT
Secrétaire d'Administration
Adresse...
Téléphone...
E-mail: jdupont@xyz.fr.
Vous pourrez, en utilisant les boutons précédents, choisir une mise en forme, insérer un ou plusieurs liens, une image.
Vous devrez ensuite choisir au moyen d'une liste déroulante que vous atteindrez par tabulation, pour quels comptes de courrier s'appliqueront les signatures créées. Vous choisirez également au moyen d'une liste déroulante pour le compte sélectionné, quelle signature sera utilisée pour les nouveaux messages, et pour les réponses/transferts. Si vous ne voulez pas de signature automatique, vous choisirez "Aucune" dans les listes déroulantes.
B.2. Utilisation des signatures.
Si vous avez opté pour une signature automatique, vous pourrez éventuellement la supprimer pendant la rédaction du message.
Vous pourrez appliquer une signature manuellement, ou changer provisoirement de signature en frappant Alt, S, S1. Vous obtiendrez un menu avec les signatures existantes. Vous choisirez par Flèche haut la signature adaptée, puis validerez par Espace ou Entrée.
C. Suivi des messages.
Vous pouvez souhaiter demander un accusé de réception ou une confirmation de lecture.
C.1. Suivre tous les messages envoyés.
Ouvrez la boite de dialogue "Options Outook" par Alt, F, V. Sélectionnez l'élément de liste "Courrier". Dans le groupe d'options "Suivi", vous cocherez les cases dont les noms commencent par "Accusé de réception" ou "Confirmation de lecture". Les options suivantes vous permettent pour les messages reçus, de toujours envoyer, ou jamais envoyer, ou demander chaque fois une confirmation de lecture.
C.2. Suivre un seul message.
Dans la fenêtre de rédaction, avant d'envoyer un message, ouvrez l'onglet "Options", groupe "Suivi", et cochez la case "Demander un accusé de réception" ou la case "Demander un accusé de lecture" en frappant Alt, P, A ou Alt, P, M. Ceci coche la case si elle était décochée, la décoche si elle était cochée.