Débuter avec Excel 2016.

Dernière mise à jour le 06.09.2017.

Le logiciel Excel est un tableur. Il permet d'effectuer, à partir de données, des calculs qui peuvent être très complexes. De plus, si des données changent, les résultats sont automatiquement recalculés.

Important. Puisque vous devrez utiliser les caractères de ponctuation, dans les options des paramètres vocaux NVDA pour Excel, le niveau de ponctuations et symboles doit être fixée à "tous". Vous pouvez effectuer ce changement temporairement en frappant NVDA +P.

Nous supposons que vous êtes familiarisé avec les rubans de Office 2016, et en particulier le menu Fichier. Si besoin, reportez-vous aux fiches "Présentation de Word 2016 : les rubans et les onglets" et "Word 2016 : ouvrir, enregistrer un document".

A. Ouverture de Excel.

Par défaut, Excel s'ouvre sur un écran de démarrage, où au moyen des flèches vous pouvez choisir d'ouvrir un document vierge, mais aussi des documents basés sur des modèles tels que des amortissements de prêts, des notes de frais ou des rapports de vente. Vous pouvez aussi vous déplacer par Tab dans un volet, où vous trouverez la liste de vos documents récents, et un lien permettant d'ouvrir des documents plus anciens, sur l'ordinateur ou dans le stockage "OneDrive".

Nous choisirons d'ouvrir un document vierge. Il suffit pour cela de frapper Entrée sur le lien "Nouveau classeur" qui est sélectionné par défaut à l'ouverture de cet écran. NVDA prononce "Feuille 1 tableau, A1". Le nom du classeur est "Classeur1". Il contient une feuille de calculs, de nom Feuil1.

Indication. Dans les options de Excel, il est possible d'éviter l'affichage de cet écran de démarrage, et donc d'arriver directement sur un document vierge. Pour cela, frappez Alt, F, V pour ouvrir la boite de dialogue "Options", puis recherchez la case "Afficher l'écran de démarrage au lancement de cette application", que vous décocherez.

B. La feuille de calculs.

Une feuille de calculs est un tableau, comportant un très grand nombre de cellules, formées par 16 384 colonnes et 1 048 576 lignes. Par défaut, les colonnes sont désignées par une à trois lettres, de A à XFD, et les lignes par des nombres, de 1 à 1 048 576. 

Chaque cellule est repérée par sa référence, formée par  l'indication de la colonne puis de la ligne. Ainsi, la première cellule (en haut et à gauche) est notée A1. La cellule à sa droite est notée B1. La cellule en dessous est notée A2. La cellule C7 est à l'intersection de la troisième colonne et de la septième ligne.

À l'ouverture du classeur, toutes les cellules sont vides, et la cellule A1 est active. Ce terme signifie qu'elle a le focus, mais qu'elle n'est pas forcément en mode édition.

Pour vous déplacer entre les cellules, vous utiliserez les flèches ou Tab. Avec Tab, c'est la cellule de droite qui est atteint. D'autres commandes vous seront indiquées plus tard. Après un déplacement, c'est la cellule atteinte qui devient active, et NVDA annonce sa référence. Pour les personnes voyantes, la cellule active est repérable sur l'écran par le fait qu'elle est bordée de traits épais.

Définition. Nous appellerons plage de cellules, un ensemble de cellules contenues dans une zone rectangulaire. Par exemple, la plage (A1:B2) contient les cellules A1, A2, B1 et B2. Vous remarquerez que pour désigner une plage de cellules, on utilise les références de la première cellule (en haut et à gauche) et de la dernière cellule (en bas à droite) de la plage, séparées par le caractère deux points.

C. Entrer des données, les modifier.

Dans les cellules, vous entrerez des données. Ce seront du texte, par exemple "lundi", des valeurs (nombres), par exemple "1000", ou des formules. Les formules sont des expressions commençant par le signe égal, qui indiquent à Excel les calculs qu'il doit effectuer. 

Exemple de formule. La formule "=B1+B2" indique que Excel doit calculer la somme des nombres contenus dans les cellules B1 et B2. On peut également  écrire la formule "=SOMME(B1:B2)". Attention à ne pas créer d'espace dans la formule.

C.1. Entrer une donnée dans une cellule.

Vous ne pourrez entrer de données que dans la cellule active. Pour entrer des données, il suffit d'en frapper le texte. À la première frappe, la cellule passe en mode édition, avec un curseur d'insertion comme dans un document Word. Pour valider votre frappe, vous pourrez:

frapper Entrée. L'activité passe à la cellule au-dessous de la cellule validée. 

frapper Maj +Entrée. L'activité passe à la cellule au-dessus de la cellule validée. 

frapper Ctrl +Entrée. L'activité reste sur la cellule validée.

frapper une flèche. La validation se fait automatiquement, et l'activité est déplacée en fonction de la flèche utilisée.

Attention. Si la cellule active est en mode édition et que vous avez commencé à frapper une formule, la frappe des flèches rajoutera dans la formule, la référence de la cellule atteinte au moyen des flèches, mais le curseur reste dans la cellule active. Ceci risque de provoquer des erreurs si cette technique n'est pas correctement maîtrisée.

Avec la commande de lecture de la barre d'état NVDA +Fin, vous pourrez entendre un message contenant "Prêt" ou "Entrer". "Prêt" vous indique que vos pouvez vous déplacer dans la feuille. "Entrer" vous indique que la cellule active est en mode Édition, donc en cours de saisie.

C.2. Supprimer ou remplacer un contenu de cellule.

Si la cellule active n'est pas en mode édition, pour supprimer son contenu, sans entrer de nouvelle expression, frappez Supp ou Retour arrière.

Pour remplacer le contenu par un autre, frappez la nouvelle expression, qui remplacera automatiquement l'ancienne. Attention. Ceci montre le risque de modifier le contenu de cellules par le simple fait d'appuyer accidentellement sur des touches. Soyez donc très vigilant.

Pour modifier un contenu sans le ré-écrire entièrement, frappez F2. La cellule passe en mode édition, et le curseur se place à la fin du contenu. Vous pourrez alors utiliser les commandes habituelles pour une zone de texte. Indication. Alt +Entrée permet de créer un saut de ligne à l'intérieur d'une cellule contenant du texte.

D. Créer votre premier classeur.

Nous vous proposons ci-dessous, d'entrer des données et une formule.

1. Entrez les données suivantes: "lundi" en A1, "70" en B1, "mardi" en A2, "80" en B2, "Total" en A3.

2. Entrez en B3 la formule "=B1+B2" ou "=SOMME(B1:B2)". Le mot Somme et les lettres dans les références peuvent être frappés en majuscules ou en minuscules, mais n'oubliez pas les parenthèses.

3. Validez par Ctrl +Entrée pour rester dans la cellule. NVDA prononce "150, Contient une formule, B3". Indication. Si la formule est correcte, Excel transforme automatiquement les minuscules en majuscules dans les noms de fonctions et les références.

4. Sélectionnez la cellule B3, et supprimez son contenu par Supp. Frappez ensuite Alt +égal. La cellule passe en mode édition, et son contenu est =SOMME(C1:C2). Validez par Ctrl +Entrée pour rester dans la cellule. NVDA prononce "150, Contient une formule, B3".

Cette commande très utile permet de faire la somme automatique des valeurs des cellules situées au-dessus de la cellule active.

Indication. Par la suite, il sera souhaitable de réserver la première ligne pour un titre, la seconde pour les en-têtes de colonnes, en prévision de tris et de filtrages.

E. Enregistrer ce classeur.

Au cours de votre apprentissage, pensez à enregistrer vos essais, pour éviter des refrappes fastidieuses.

Par défaut, le dossier d'enregistrement des classeurs Excel est "Documents". Il est recommandé de prévoir un dossier spécifique pour vos classeurs. Vous pourrez procéder ainsi.

1. Ouvrez l'explorateur de fichiers, et créez votre dossier de travail. Supposons que ce soit "Travail Excel" dans Documents. Ouvrez-le, puis frappez Alt +A. Ceci sélectionne le chemin du dossier "Travail Excel" dans la barre d'adresses. Copiez-le par Ctrl +C. Fermez l'explorateur de fichiers.

2. Revenez dans Excel. Ouvrez la boite de dialogue "Options Excel" par Alt, F, V. Frappez Flèche bas jusqu'à atteindre l'item "Enregistrement". Tabulez jusqu'à entendre un message commençant par "Dossier local par défaut". Le chemin du dossier est sélectionné. Frappez Ctrl +V pour copier le nouveau chemin, ce qui remplace l'ancien. Validez la boite de dialogue par Entrée.

Pour ce nouveau classeur, utilisez de préférence la commande F12, qui ouvre directement la boite de dialogue "Enregistrer sous" sur le dossier par défaut, à la commande Ctrl +S, qui ouvre le menu Fichier sur l'onglet "Enregistrer sous", mais vous devrez ensuite vous déplacer dans son contenu pour sélectionner le dossier. Nommez le classeur "exercice1.xlsx". Nous le réutiliserons comme base de modifications dans les fiches suivantes. 

Si le document a déjà été enregistré, et que vous ne changez ni le nom ni le dossier d'enregistrement, frappez Ctrl +S.