Trucs et astuces pour Excel 2016.

Dernière mise à jour le 07.09.2017.

A. Rechercher ou remplacer des données.

A.1. Rechercher des cellules contenant une donnée.

Si vous rechercher une cellule contenant une certaine donnée, frappez Ctrl +F pour ouvrir la boite de dialogue "Rechercher et remplacer". Elle comprend deux onglets: "Rechercher" et "Remplacer". L'onglet "Rechercher" est sélectionné. Il contient une liste déroulante et d'édition, et les boutons "Options", "Rechercher tout", "Suivant" et "Fermer".

Si vous activez le bouton "Options", vous ferez afficher les listes déroulantes "Dans", "Recherche" et "Regarder dans", permettant une recherche dans la feuille ou le classeur, par ligne ou par colonne, dans les formules, les valeurs ou les commentaires. En activant à nouveau ce bouton "Options", les listes déroulantes ne seront plus affichées.

Quand vous entrez une expression, elle est vocalisée, mais quand vous revenez à cette zone par tabulation, elle est annoncée vide. Si vous activez le bouton Suivant par Alt +V, la recherche sera lancée. Si aucun résultat n'est trouvé, une boite de message vous en informe. Si des résultats sont trouvés, le premier est sélectionné, mais non vocalisé. Par Alt +V, le résultat suivant est sélectionné, mais non vocalisé. Si vous fermez la boite de dialogue, la commande Maj +F4 permet d'aller au résultat suivant mais ce n'est toujours pas vocalisé.

Il reste la solution d'activer le bouton "Rechercher tout" par Alt +H, qui fait afficher une zone de liste dans la boite de dialogue avec les résultats de la recherche. Pour chaque ligne de résultat atteinte par Flèche bas, vous entendrez le nom du classeur et de la feuille, le nom éventuel de la cellule, sa référence et sa valeur. La cellule est automatiquement sélectionnée dans la feuille. Quand une ligne vous convient, vous pouvez noter la référence de la cellule et passer à la ligne suivante. Quand vous fermerez la boite par la touche Échap ou par le bouton "Fermer", la cellule restera sélectionnée dans la feuille.

A.2. Remplacer cette donnée par une autre.

Frappez Ctrl +H pour ouvrir la boite de dialogue "Rechercher et remplacer". L'onglet "Remplacer" est sélectionné. Par rapport à l'onglet "Rechercher", il contient en plus une liste déroulante et d'édition supplémentaire de nom "Remplacer par", et les boutons "Remplacer" et "Remplacer tout".

Le résultat de l'activation du bouton "Remplacer" n'est pas vocalisé, et il est difficile de lancer un remplacement sans savoir s'il est justifié. Une solution est d'activer au préalable le bouton "Rechercher tout", puis de se déplacer dans la liste des résultats, et pour chaque résultat, de frapper Alt +L si le remplacement convient, puis Flèche bas pour sélectionner le résultat suivant. Fermez la boite de dialogue par Échap.

B. Sélectionner des plages de cellules non contiguës.

Pour sélectionner des cellules ou des plages de cellules non contiguës, vous devrez procéder ainsi.

1. Appuyez sur Maj +F8, ce qui active le mode de sélection avec ajout. Vous vérifierez que vous êtes bien en mode de sélection avec ajout en faisant lire la barre d'état. Elle doit contenir l'expression "Ajouter à la sélection". Sélectionnez une première plage où les cellules sont contiguës, en maintenant la touche Maj appuyée. Relâchez la touche Maj à la fin de cette sélection.

2. Appuyez sur Maj +F8, déplacez vous à une cellule de la deuxième plage rectangulaire à ajouter à la sélection. Effectuez la sélection en maintenant la touche Maj enfoncée.

3. Recommencez ceci pour ajouter de nouvelles zones, une zone pouvant être une simple cellule.

À retenir.

Relâcher la touche Maj désactive le mode de sélection avec ajout, d'où la nécessité de refrapper Maj +F8 pour sélectionner la zone suivante.

Tant que le mode de sélection est "avec ajout", vous pourrez utiliser les flèches sans désélectionner les zones déjà sélectionnées.

C. Utiliser des commentaires.

Les commentaires permettent d'annoter certaines cellules, par exemple pour vous souvenir que vous devez vérifier un numéro de téléphone, une date d'anniversaire ou un taux de TVA.

Pour insérer un commentaire, activez la cellule que vous souhaitez annoter, puis frappez  Maj +F2 pour entrer le texte du commentaire. Attention. Excel ouvre une zone d'édition, qui contient les initiales de l'utilisateur. Cette ouverture n'est pas vocalisée. Cette zone se ferme en frappant deux fois Échap. Mais NVDA ouvre également une boite de dialogue de nom "Commentaire", avec une zone d'édition et les boutons OK et Annuler. Vous entendrez "Commentaire, dialogue". La référence de la cellule est rappelée. Cette boite de dialogue se ferme soit par Ctrl +Entrée, soit en validant le bouton OK. L'affichage n'est pas toujours celui de la boite de dialogue "Commentaire". Vous saurez quel est cet affichage selon que l'ouverture sera vocalisée ou non.

Pour lire le commentaire de la cellule active s'il existe, frappez NVDA +Alt +C. La commande Alt +Maj +u accent grave indique s'il y a un commentaire, mais ne le lit pas. Par contre, elle lit le contenu et la référence de la cellule.

Pour modifier le commentaire, frappez  Maj +F2 et modifiez le texte existant. Il est également possible d'ouvrir le menu contextuel et de sélectionner l'item "Modifier le commentaire" en frappant M.

Pour supprimer le commentaire, ouvrez le menu contextuel et de sélectionner l'item "Effacer le commentaire" en frappant N.

Vous obtiendrez la liste des cellules avec commentaires par la commande NVDA +F7. Dans la boite de dialogue, vous sélectionnerez le bouton-radio "Commentaires" par exemple par Alt +O. Une liste s'affiche avec les références des cellules et le texte des commentaires. Sélectionnez la cellule qui vous convient, et frappez Entrée. Ceci ferme la boite de dialogue et sélectionne la cellule.