Débuter avec Excel 2003.

Dernière mise à jour le 08.09.2017.

Le logiciel Excel est un tableur. Il permet d'effectuer, à partir de données, des calculs qui peuvent être très complexes. De plus, si des données changent, les résultats sont automatiquement recalculés.

Un fichier Excel est appelé classeur. Son extension pour Excel 2003 est .xls, mais devient .xlsx à partir de la version 2007. Quand vous ouvrez Excel, il contient un classeur de nom Classeur1, qui contient trois feuilles de calculs, de nom Feuil1, Feuil2 et Feuil3.

Important. Puisque vous devrez utiliser les caractères de ponctuation, dans les options de verbosité pour Excel, la ponctuation doit être fixée à "toutes".

A. La feuille de calculs.

Une feuille de calculs est un tableau, comportant un très grand nombre de cellules, formées par 256 colonnes et 65 536 lignes. Par défaut, les colonnes sont désignées par une à deux lettres, de A à I-V, et les lignes par des nombres, de 1 à 65 536. 

Chaque cellule est repérée par sa référence, formée par  l'indication de la colonne puis de la ligne. Ainsi, la première cellule (en haut et à gauche) est notée A1. La cellule à sa droite est notée B1. La cellule en dessous est notée A2. La cellule C7 est à l'intersection de la troisième colonne et de la septième ligne.

À l'ouverture du classeur, toutes les cellules sont vides, et la cellule A1 est active. Ce terme signifie qu'elle a le focus, mais qu'elle n'est pas forcément en mode édition. La référence de la cellule active est lue par Touche Jaws +C.

Pour vous déplacer entre les cellules, vous utiliserez les flèches ou Tab. Avec Tab, c'est la cellule de droite qui est atteint. D'autres commandes vous seront indiquées plus tard. Après un déplacement, c'est la cellule atteinte qui devient active, et NVDA annonce sa référence. Pour les personnes voyantes, la cellule active est repérable sur l'écran par le fait qu'elle est bordée de traits épais.

Définition. Nous appellerons plage de cellules, un ensemble de cellules contenues dans une zone rectangulaire. Par exemple, la plage (A1:B2) contient les cellules A1, A2, B1 et B2. Vous remarquerez que pour désigner une plage de cellules, on utilise les références de la première cellule (en haut et à gauche) et de la dernière cellule (en bas à droite) de la plage, séparées par le caractère deux points.

B. Entrer des données, les modifier.

Dans les cellules, vous entrerez des données. Ce seront du texte, par exemple "lundi", des valeurs (nombres), par exemple "1000", ou des formules. Les formules sont des expressions commençant par le signe égal, qui indiquent à Excel les calculs qu'il doit effectuer. 

Exemple de formule. La formule "=B1+B2" indique que Excel doit calculer la somme des nombres contenus dans les cellules B1 et B2. On peut également  écrire la formule "=SOMME(B1:B2)". Attention à ne pas créer d'espace dans la formule.

B.1. Entrer une donnée dans une cellule.

Vous ne pourrez entrer de données que dans la cellule active. Pour entrer des données, il suffit d'en frapper le texte. À la première frappe, la cellule passe en mode édition, avec un curseur d'insertion comme dans un document Word. Pour valider votre frappe, vous pourrez:

frapper Entrée. L'activité passe à la cellule au-dessous de la cellule validée. 

frapper Maj +Entrée. L'activité passe à la cellule au-dessus de la cellule validée. 

frapper Ctrl +Entrée. L'activité reste sur la cellule validée.

frapper une flèche. La validation se fait automatiquement, et l'activité est déplacée en fonction de la flèche utilisée.

Attention. Si la cellule active est en mode édition et que vous avez commencé à frapper une formule, la frappe des flèches rajoutera dans la formule, la référence de la cellule atteinte au moyen des flèches, mais le curseur reste dans la cellule active. Ceci risque de provoquer des erreurs si cette technique n'est pas correctement maîtrisée.

Avec la commande de lecture de la barre d'état NVDA +Fin, vous pourrez entendre un message contenant "Prêt" ou "Modifier". "Prêt" vous indique que vos pouvez vous déplacer dans la feuille. "Modifier" vous indique que la cellule active est en mode Édition, donc en cours de saisie.

B.2. Supprimer ou remplacer un contenu de cellule.

Si la cellule active n'est pas en mode édition, pour supprimer son contenu, sans entrer de nouvelle expression, frappez Supp ou Retour arrière.

Pour remplacer le contenu par un autre, frappez la nouvelle expression, qui remplacera automatiquement l'ancienne. Attention. Ceci montre le risque de modifier le contenu de cellules par le simple fait d'appuyer accidentellement sur des touches. Soyez donc très vigilant.

Pour modifier un contenu sans le ré-écrire entièrement, frappez F2. La cellule passe en mode édition, et le curseur se place à la fin du contenu. Vous pourrez alors utiliser les commandes habituelles pour une zone de texte. Indication. Alt +Entrée permet de créer un saut de ligne à l'intérieur d'une cellule contenant du texte.

C. Créer votre premier classeur.

Nous vous proposons ci-dessous, d'entrer des données et une formule.

1. Entrez les données suivantes: "lundi" en A1, "70" en B1, "mardi" en A2, "80" en B2, "Total" en A3.

2. Entrez en B3 la formule "=B1+B2" ou "=SOMME(B1:B2)". Le mot Somme et les lettres dans les références peuvent être frappés en majuscules ou en minuscules, mais n'oubliez pas les parenthèses.

3. Validez par Ctrl +Entrée pour rester dans la cellule. NVDA prononce "150, Contient une formule, B3". Indication. Si la formule est correcte, Excel transforme automatiquement les minuscules en majuscules dans les noms de fonctions et les références.

4. Sélectionnez la cellule B3, et supprimez son contenu par Supp. Frappez ensuite Alt +égal. La cellule passe en mode édition, et son contenu est =SOMME(C1:C2). Validez par Ctrl +Entrée pour rester dans la cellule. NVDA prononce "150, Contient une formule, B3".

Cette commande très utile permet de faire la somme automatique des valeurs des cellules situées au-dessus de la cellule active.

Indication. Par la suite, il sera souhaitable de réserver la première ligne pour un titre, la seconde pour les en-têtes de colonnes, en prévision de tris et de filtrages.

D. Enregistrer ce classeur.

Au cours de votre apprentissage, pensez à enregistrer vos essais, pour éviter des refrappes fastidieuses.

L'enregistrement d'un classeur ne diffère pas de celui d'un document Word. Vous utiliserez donc soit le menu Fichier, soit les commandes Ctrl +S ou F12. Nommez le classeur "exercice1.xls". Nous le réutiliserons comme base de modifications dans les fiches suivantes. 

Par défaut, le dossier d'enregistrement des classeurs Excel est "Documents". Il est recommandé de prévoir un dossier spécifique pour vos classeurs. Vous pourrez procéder ainsi.

1. Ouvrez l'explorateur de fichiers, et créez votre dossier. Supposons que ce soit "Travail Excel" dans Documents.

2. Revenez dans Excel. Ouvrez le menu Outils, item Options. Dans la boite de dialogue "Options", frappez Ctrl +Tab jusqu'à atteindre l'onglet "Général". Dans cet onglet faites une série de Tab, pour atteindre la zone d'édition "Dossier par défaut", ou frappez Alt +E. Le contenu est sélectionné. Il se termine par "Documents". Frappez Flèche droite pour désélectionner en plaçant le curseur à droite, puis frappez "\Travail Excel". Validez la boite de dialogue par Entrée.