Présentation de Word 2019 : les onglets et les rubans.

Dernière mise à jour le 09.02.2020.

Par défaut, Word s'ouvre sur un écran de démarrage, où au moyen des Flèches, vous pouvez choisir dans une liste d'ouvrir un document vierge ou des documents basés sur des modèles tels que des C.V., des lettres ou des rapports. L'élément "Document vierge" est sélectionné par défaut.

Vous pouvez aussi vous déplacer par Tab dans un volet, où vous trouverez la liste de vos documents récents, et le lien "Autres documents". Ce lien ouvre le volet "Ouvrir", contenant une liste avec les éléments "Récent", "Ce PC" et "Parcourir", et une zone avec les deux onglets "Documents" et "Dossiers".

Par deux Maj +Tab à partir de l'élément de liste "Document vierge", vous atteindrez un volet avec une liste dont les éléments sont "Accueil", "Nouveau" et "Ouvrir", et les liens "Compte", "Votre avis" et "Options".

"Accueil" permet de revenir à l'affichage tel qu'à l'ouverture de Word,

"Nouveau" propose d'avantage de modèles de documents, et la possiblité de rechercher des modèles en ligne,

"Ouvrir" fait afficher le même volet "Ouvrir" que le lien "Autres documents",

"Options" ouvre Word, mais sans nouveau document ouvert, et la boite de dialogue "Options de Word" est affichée.

Une solution simple pour ouvrir un document vierge est de frapper Entrée à l'ouverture de Word. Jaws prononce "Document 1, Word, édition". Le focus est alors dans la zone d'édition et vous pouvez commencer à taper du texte. Le nom du document est "Document 1".

Indication. Dans les options de Word, il est possible d'éviter l'affichage de cet écran de démarrage, et donc d'arriver directement sur un document vierge. Ceci est présenté au paragraphe B.

A. Onglets et rubans.

Depuis Office 2007, les menus traditionnels sont remplacés par une zone horizontale appelée ruban. Cette zone est constituée par:

la barre des onglets, contenant un bouton où Jaws prononce "bouton Onglet Fichier", puis une série d'onglets. Elle se termine par une zone d'édition de nom "Rechercher des outils adaptés", non vocalisé. À partir de cette zone d'édition, par Flèche bas, vous entendrez successivement "Grammaire et orthographe", "Statistiques" et "Imprimer". Si vous validez "Grammaire et orthographe", ceci lance la vérification orthographique.

au-dessous, le ruban inférieur, où des éléments de commande (boutons, cases à cocher, listes, etc.) sont disposés en groupes. Jaws ne prononce pas le nom du groupe. Ces groupes dépendent de l'onglet sélectionné. Certains des éléments, tels que les boutons partagés ou les boutons de liste déroulante, permettent d'ouvrir des menus contextuels.

au-dessus, la barre d'outils Accès rapide.

Vous accèderez à la barre des onglets par Alt, puis au ruban inférieur par Tab ou Flèche bas ou Ctrl +Flèche droite, ou à la barre d'Accès rapide par Flèche haut ou Ctrl +Flèche gauche. L'onglet sélectionné par défaut par la frappe de Alt est Accueil.

Dans la barre des onglets, vous vous déplacerez par Flèche droite et gauche.

À l'intérieur du ruban inférieur, vous utiliserez Tab de préférence aux Flèches droite et gauche, car les éléments ne sont pas toujours disposés de façon linéaire. Ctrl +Flèche droite et gauche, permettent de se déplacer de groupe en groupe, ce qui limite les tabulations. Au total, la frappe de Ctrl +Flèche droite permet d'effectuer la boucle suivante: groupe 1, groupes suivants, bouton "Onglet Fichier", premier bouton de la barre d'outils rapide, retour aux onglets. Ctrl +Flèche gauche permet d'effectuer la boucle inverse.

Remarques.

Pour les raccourcis-clavier concernant le ruban, vous frapperez les touches successivement et non simultanément, d'où la notation avec des virgules entre les touches, par exemple Alt, F, W, pour ouvrir un document Word existant. Les chiffres dans les commandes peuvent être frappés aussi bien sur le pavé numérique activé que sur le pavé alphanumérique. Avec le pavé alphanumérique, la touche Maj doit être appuyée.

Les raccourcis-clavier sont rappelés à chaque fois qu'un élément est sélectionné.

Les commandes traditionnelles, telles que F12, restent disponibles.

Les onglets de base sont: Accueil, Insertion, Conception, Mise en page, Références, Publipostage, Révision, Affichage et Aide.

L'onglet Accueil, ouvert par Alt, L, est l'un des plus importants. Vous y trouverez les groupes Presse-Papiers, Police, Paragraphe, Styles et Édition (qui contient les options Rechercher, Remplacer et Sélectionner).

L'onglet Insertion, ouvert par Alt, S, contient entre autres le groupe Tableaux.

L'onglet Mise en page, ouvert par Alt, P, contient entre autres les groupes Mise en page et Paragraphe (retrait et espacement). 

Les onglets Conception, Références, Publipostage, Révision et Affichage ne sont utilisés que pour la réalisation de documents élaborés.

Des onglets peuvent se rajouter en fonction de la tâche effectuée. On les appelle "onglets contextuels". Par exemple, si le curseur se trouve dans un tableau, les deux onglets "Création" et "Mise en page" se rajoutent à la barre des onglets.

Chaque groupe est formée de deux parties superposées: la partie supérieure contient les éléments de commande. La partie inférieure contient le nom du groupe, non vocalisé sauf si on l'atteint par la frappe de Ctrl +Flèche droite, et parfois un bouton. Ces boutons sont importants car ils permettent d'ouvrir des boites de dialogue pratiquement identiques à celles que l'on trouve dans Word 2003, par exemple pour les polices, les paragraphes, les styles, etc.. Si un bouton est présent, vous l'atteindrez par Flèche bas. Jaws prononce le nom du groupe et le raccourci-clavier, par exemple "Bouton Presse-papiers Office, Alt puis L puis FR". Vous pourrez alors aller au bouton suivant ou au précédent par Flèche droite ou gauche, ce qui permet un déplacement rapide dans le ruban inférieur. S'il n'y a pas de bouton, Jaws n'accède pas à cette partie inférieure.

B. Le bouton "Onglet Fichier" et l'écran Menu Fichier.

Vous pouvez l'atteindre par Alt puis Flèche gauche. Jaws prononce "Bouton Onglet Fichier". En le validant, vous ouvrez un menu qui ressemble au menu Fichier de Word 2003. Nous l'appellerons donc "Menu Fichier", pour simplifier. La commande d'accès direct est Alt, F.

L'écran Menu Fichier se partage en deux zones.

À gauche, vous trouverez une série d'onglets qui constituent un menu vertical. Ce sont en particulier: Accueil (raccourci H), Nouveau (raccourci N), Ouvrir (raccourci W), Enregistrer (raccourci T), Enregistrer sous (raccourci U), Imprimer (raccourci M), Exporter (raccourci I), Fermer (raccourci Y3), Options (raccourci V). Cet onglet Options ouvre la boite de dialogue "Options Word", où vous pourrez paramétrer Word. Vous vous déplacerez entre les onglets par les Flèches haut et bas, ou au moyen des raccourcis, quand ils sont affichés. C'est le cas à l'affichage de l'écran.

À droite, s'affiche le contenu pour l'onglet sélectionné. Il peut contenir plusieurs onglets. Vous vous déplacerez entre eux au moyen des Flèches haut et bas. Pour chaque onglet, vous disposerez de boutons et de groupes. Attention. Le texte explicatif, quand il existe, n'est pas toujours accessible avec Jaws.

"Accueil", "Nouveau" et "Ouvrir" ouvrent les mêmes contenus que dans l'écran d'ouverture de Word.

Vous pouvez passer d'un onglet du sommaire au contenu par Flèche droite, Espace, Entrée ou Tab, mais le retour se fera par tabulation.

Si vous n'effectuez aucune action, vous fermerez cet écran par Échap.

Exemple d'utilisation de l'écran Menu Fichier: accéder directement à la fenêtre principale à l'ouverture de Word.

Ce réglage se fait dans la boite de dialogue "Options Word".

Frappez Alt, F, V pour sélectionner l'onglet Options, et ouvrir la boite de dialogue "Options Word". Le curseur est dans une zone de liste, et l'élément sélectionné est "Générales". Tabulez jusqu'à la case à cocher "Afficher l'écran de démarrage au lancement de cette application" que vous décocherez par Espace, puis tabulez jusqu'au bouton OK que vous validerez par Espace. Plus rapidement, frappez Maj + Tab, jusqu'à entendre Annuler, puis T. T est la lettre soulignée pour la case "Afficher l'écran de démarrage au lancement de cette application". Cette frappe de T permute l'état coché ou non de cette case à cocher.

C. La barre d'outils "Accès rapide".

Vous pouvez l'atteindre à partir du bouton Onglet Fichier ou de l'onglet Accueil par Flèche haut ou Ctrl +Flèche gauche.

Elle contient les boutons correspondant aux opérations les plus fréquentes. Leur raccourci-clavier est Alt, num, où num est l'emplacement du bouton dans la barre d'outils. Par exemple, pour le premier bouton, le raccourci est Alt, 1. Pensez à ajouter la touche Maj si vous utilisez le pavé alphanumérique.

Par défaut, vous trouverez les boutons "Tableau", "Insérer un tableau", "Enregistrer", "Annuler Frappe", "Paragraphe" et "Personnaliser la barre d'outils".

C.1. Ajouter des éléments dans "Accès rapide".

Pour faire afficher d'autres boutons vous ouvrirez le bouton "Personnaliser la barre d'outils" par Espace ou  Entrée. Un certain nombre de commandes sont proposées. Vous appuierez sur Espace pour activer ou désactiver un affichage, ce qui fermera le menu. Vous pourriez ainsi faire afficher le bouton "Lecture à voix haute", qui lance la lecture par le Narrateur, du document à partir du curseur ou d'une sélection.

Si vous validez "Autres commandes" dans cette liste, vous ouvrez la boite de dialogue "Options Word" sur l'élément de liste "Barre d'outils Accès rapide". Par des Tab, vous arriverez à une liste de commandes. 

Choisissons "Puces". Déplacez-vous jusqu'à cet élément de la liste. Il est sélectionné. Frappez deux Tab, pour sélectionner le bouton "Ajouter" puis Espace pour valider. "Puces" figure désormais dans la liste des boutons disponibles, en dernière position. Tabulez jusqu'au bouton OK que vous validerez, ce qui ferme la boite de dialogue.

Si vous désirez afficher le bouton permettant de gérer les listes numérotées, effectuez les mêmes manipulations que pour les puces, en sélectionnant "Numérotation" au lieu de "Puces".

Il est possible d'ajouter un élément dans la liste à partir d'un élément de ruban. Vous désirez par exemple ajouter le bouton "Zoom", qui ouvrirait la boite de dialogue "Zoom".

Frappez Alt, N puis Ctrl +Flèche droite jusqu'à entendre "Zoom, bouton Zoom". Le bouton Zoom est sélectionné. Ouvrez le menu contextuel par Application et activez "Ajouter à la barre d'outils Accès rapide".

C.2. Modifier l'ordre des éléments dans "Accès rapide".

Vous pouvez choisir l'emplacement d'un bouton de la barre d'outils "Accès rapide", par exemple en deuxième position, en procédant comme ceci.

Ouvrez la boite de dialogue "Options Word" à partir de l'élément de liste "Autres commandes", comme indiqué ci-dessus.

Tabulez jusqu'à la liste des éléments dans la liste des éléments dans "Accès rapide", et sélectionnez l'élément à déplacer, par exemple "Lecture à voix haute". Frappez ToucheJaws +Tab pour connaître sa position. Vous entendrez par exemple "6 sur 7".

Tabulez jusqu'aux boutons "Monter" et "Descendre". Dans cet exemple, en validant quatre fois le bouton "Monter", l'élément sera placé en deuxième position, mais vous n'aurez pas d'indication sur ce déplacement.

Revenez éventuellement dans la liste des éléments par Maj +Tab pour vérifier que "Lecture à voix haute" est bien en seconde position, puis validez le bouton OK.

Vérifiez que la frappe de Alt, 2 lance la lecture à voix haute.

C.3. Supprimer des éléments dans "Accès rapide".

Si l'élément à supprimer est dans la liste des commandes obtenue par l'activation du bouton "Personnaliser la barre d'outils", il sera coché, et il suffit de frapper Espace pour le décocher.

Si ce n'est pas le cas, vous ouvrirez la boite de dialogue "Options Word" à partir de l'élément de liste "Autres commandes", puis vous tabulerez jusqu'à la liste des éléments de "Accès rapide", et sélectionnerez l'élément à supprimer. Vous activerez le bouton "Supprimer" soit en frappant Alt +S, soit en frappant deux fois Maj +Tab. Vous fermerez la boite de dialogue en validant le bouton OK.

D. Naviguer entre le contenu du document et les volets.

La commande de navigation entre le contenu et les volets est F6.

Certains volets, tels que le menu Navigation, sont peu utiles ou peu accessibles; il faudra donc les désactiver dans les options Word ou dans les rubans.

Par exemple, le volet Navigation sera désactivé par cette commande: Alt, N, V. Elle décoche la case "Volet de navigation". Attention. Ce type de commande fonctionne par bascule. Donc si la case était non cochée, elle sera alors cochée; si elle était cochée, elle sera alors non cochée.