Le carnet d'adresses, ou liste des Contacts.

Dernière mise à jour le 02.12.2014.

La liste des Contacts est le nouveau nom donné au carnet d'adresses. C'est un outil de Windows indépendant de Windows Mail, qui répertorie l'ensemble de vos correspondants, désignés par "Contacts". Il peut être appelé par une application telle qu'un logiciel de télécopie ou par Word, dans le cas d'un mailing, par exemple.

Rappelons qu'il faut éviter la saisie manuelle des adresses électroniques au moment de la rédaction d'un message, car si vous faites une erreur de frappe, le message n'arrivera pas à votre destinataire. Nous entrerons donc ces adresses dans le carnet d'adresses, et les appellerons au moment de la rédaction du message.

A. La liste des contacts est une fenêtre particulière de l'Explorateur.

Ouvrez le menu Outils, et validez l'item "Contact Windows". La commande est Ctrl +Maj +C. Cela ouvre une fenêtre de l'Explorateur. En effet, Contacts est un dossier de "Utilisateur", ce que vous pouvez contrôler par Maj +Tab. Les noms des colonnes dans la zone de liste sont par défaut Nom, Adresse de messagerie, Téléphone professionnel et Téléphone par défaut. Il est possible d'ajouter d'autres colonnes. Attention. Vous devrez éviter l'affichage de type liste dans cette fenêtre.

Les noms des contacts sont terminés par l'extension .contact. Vous pourrez constater que Windows a créé un contact particulier: Utilisateur.contact.

Grâce à la barre de titres que vous atteindrez par Tab à partir de la zone de liste, vous pourrez trier les contacts par nom, par adresse électronique, etc.

La commande Insert +Page Suivante fournit le nombre de contacts déjà entrés dans la liste.

B. Création d'un contact.

Pour créer un nouveau contact, ouvrez la fenêtre d'Explorateur Contact, par Ctrl +Maj +C. Le point d'insertion est dans la zone de liste, mais aucun élément n'est sélectionné. Ouvrez le menu contextuel par Applications, et sélectionnez l'item Nouveau, ce qui ouvre un sous-menu où vous validerez Contact. Ceci ouvre la boite de dialogue "Propriétés de", où vous pourrez entrer le prénom, le nom, le nom complet, le titre personnel et le surnom. Indication. Le champ Nom complet est une liste déroulante où vous pourrez choisir comment apparaîtra le nom ( prénom puis nom, nom puis prénom, nom puis prénom séparés par une virgule).

Vous entrerez ensuite dans le champ "Adresse de messagerie", où vous entrerez l'adresse électronique. Par Tab, vous  atteindrez  le bouton Ajouter que vous validerez. L'adresse passera alors dans une zone que Jaws appelle Vue de liste, et le champ "Adresse de messagerie" sera vidé. Vous pourrez éventuellement entrer une nouvelle adresse pour ce contact.

Si vous avez entré plusieurs adresses, vous pourrez sélectionner l'une d'elles dans la liste. Les trois boutons suivants vous permettront de la modifier, de la considérer comme préférée, ou de la supprimer. Validez l'ensemble de la boite par le bouton OK par Entrée. Attention. Seule l'adresse  préférée sera prise en compte quand vous entrez ce contact en saisie automatique, lors de la rédaction d'un nouveau message.

Indication. La boite de dialogue comporte plusieurs onglets: Nom et adresse de messagerie, Domicile, Travail, Famille, Remarques, Identificateurs.

C. Enregistrer l’adresse électronique de l’expéditeur d'un message reçu.

Solution 1 : quand le message est fermé mais sélectionné, ouvrez le menu contextuel par Applications, descendez jusqu’à "Ajouter l’expéditeur aux Contacts" (lettre raccourci : X).

Solution 2 : quand le message est fermé mais sélectionné, ouvrez le menu Outils, puis descendez à "Ajouter l'expéditeur aux Contacts". Plus rapidement: Alt +O puis X.

Solution 3: quand le message est ouvert, ouvrez le menu Outils (Alt +O), puis descendez à "Ajouter aux Contacts" (lettre raccourci : A). Ouvrez le sous-menu par Flèche droite,  pour choisir entre l'expéditeur et le ou les destinataire(s).

Vous pourrez revenir ultérieurement au carnet d'adresses pour y ajouter des informations sur ce contact, et peut-être, inverser nom et prénom dans la zone Affichage.

D. Modification, suppression d'un contact.

Pour compléter ou modifier des données pour un contact, vous ouvrirez la liste des Contacts par Ctrl +Maj +C, et vous sélectionnerez le contact. Par Entrée,  vous ouvrirez sa fiche. Vous procéderez comme pour créer le contact. Pensez aux divers onglets

Pour supprimer un contact, il suffit de le sélectionner, et de frapper Supprime. Vous devrez confirmer la suppression.

Pour supprimer plusieurs contacts simultanément, faites une sélection étendue à l'aide des touches Maj ou Ctrl associées aux flèches verticales, selon que les fiches sont contiguës ou non, puis pressez Supprime.

Il est recommandé de supprimer le contact correspondant à l'utilisateur de la session, car sa fiche ne contient pas d'adresse électronique, mais elle est quand même proposée quand on effectue une recherche de contacts pour l'envoi d'un nouveau message.

E. Création, utilisation et modification d'un groupe de Contacts.

Il est intéressant de regrouper dans un groupe de Contacts, les adresses d'un groupe de destinataires à qui vous envoyez souvent des messages. Ce terme, utilisé par Windows Mail, correspond à "liste de diffusion" dans d'autres logiciels.

E.1. Création d'un groupe de Contacts.

Dans la liste des Contacts, ouverte par Ctrl +Maj +C, vous ne trouverez pas dans les menus la possibilité de créer un nouveau groupe de contacts. Une solution consiste à tabuler à partir de la liste des contacts, jusqu'à entendre "Barre d'outils modules de commande, bouton Organiser", puis de frapper Flèche droite jusqu'à entendre "Bouton Nouveau groupe de Contacts". Frappez Espace, ce qui ouvre la boite de dialogue "Propriétés".

1. Le curseur est dans la zone d'édition "Nom du groupe". Entrez un nom, par exemple "Association". Le nom de la boite de dialogue devient "Propriétés de Association".

2. Par Tab, vous sélectionnez le bouton "Ajouter au groupe de Contacts". Frappez Espace pour l'activer. Ceci ouvre la boite de dialogue "Ajouter des membres au groupe de Contacts", qui est de type "Ouvrir".

3. Frappez Maj +Tab, pour aller dans la liste des contacts. Sélectionnez les contacts à placer dans le groupe. Vous pourrez utiliser une sélection multiple en maintenant Ctrl appuyé, et en sélectionnant les contacts atteints par Espace. Une fois la sélection effectuée, frappez Entrée, ou tabulez jusqu'au bouton "Ajouter". La boite de dialogue "Ajouter des membres au groupe de Contacts" se ferme, et vous vous retrouvez dans la boite de dialogue "Propriétés de Association", où le bouton "Ajouter au groupe de Contacts" est sélectionné.

4. Vous pouvez ajouter d'autres contacts en activant à nouveau le bouton "Ajouter au groupe de Contacts". Vous pouvez également vous déplacer dans la liste des membres du groupes par tabulation, et y supprimer des contacts entrés par erreur par la touche Supprime. La suppression n'est pas vocalisée.

5. En activant le bouton "Nouveau contact", vous pouvez créer dans cette boite de dialogue, un nouveau contact, qui sera automatiquement placé dans le groupe. Vous pouvez également créer des contacts pour ce groupe sans qu'ils soient ajoutés à la liste des contacts. Pour cela, utilisez les zones de texte "Nom du contact" et Adresse de messagerie", puis activez le bouton "Créer pour le groupe uniquement".

6. Quand votre groupe est terminé, tabulez jusqu'au bouton OK, que vous validerez par Espace. Ceci ferme la boite de dialogue. Dans la liste des contacts, figure maintenant le nouvel élément "Association.group", dans notre exemple.

E.2. Utilisation d'un groupe de Contacts.

Quand vous entrez les destinataires d'un message, il suffit de taper le nom du groupe pour que toutes les adresses qu'elle contient soient prises en compte.

E.3. Modification d'un groupe de Contacts.

Dans la liste des Contacts, sélectionnez "Association.group", et frappez Entrée. Ceci ouvre la boite de dialogue "Propriétés de Association". Vous pourrez alors ajouter de nouveaux contacts, ou en supprimer certains, comme indiqué dans le paragraphe E.1.

Si vous devez créer un nouveau groupe, dont la liste des membres est voisine de celle d'un groupe déjà créé, vous pouvez faire un copier-coller dans la liste des Contacts. Vous obtiendrez alors un groupe de nom tel que "Association - Copie.group". Il vous suffira de renommer ce groupe, puis d'effectuer les modifications dans le groupe.

Pour supprimer le groupe, sélectionnez-le dans la liste des contacts, et frappez Supprime. Une confirmation est demandée.