Les fonctions de tri et de recherche.

Dernière mise à jour le 16.09.2017.

Si vous recevez un grand nombre de messages, il est important de les classer dans des dossiers. Vous pourrez retrouver rapidement un message en utilisant les outils de recherche de Thunderbird.

A. Création de dossiers dans une arborescence.

Solution 1. Ouvrez le menu fichier, item Nouveau, sous-menu, item Dossier ou Sous-dossier, selon le dossier ouvert dans l'arborescence. Ceci ouvre la boite de dialogue "Nouveau dossier", où vous trouverez une zone d'édition pour le titre, et une liste déroulante pour choisir le dossier de l'arborescence dans lequel sera créé le dossier. Le dossier affiché par défaut est celui qui est actuellement ouvert.

Solution 2. Placez-vous dans la zone des arborescences, et sélectionnez le dossier où vous créerez votre nouveau dossier. Ouvrez le menu contextuel par Application, item "Nouveau sous-dossier". Ceci ouvre la boite de dialogue "Nouveau dossier" citée ci-dessus. Le dossier affiché par défaut est celui qui est actuellement sélectionné.

N'hésitez pas à créer des sous-dossiers, par exemple "envois" et reçus " pour séparer les messages envoyés et reçus dans un dossier donné. 

Il vous reste maintenant à faire arriver, si possible automatiquement, vos messages dans les sous-dossiers prévus pour eux.

B. Marquage et étiquetage des messages.

Rappel. Nous pouvons marquer un message comme indésirable ou acceptable en frappant J ou Maj +J.

Un autre marquage intéressant est celui qui consiste à déclarer non lu, un message qui a été ouvert. Ceci est important dans le cas où plusieurs personnes ont accès à la même messagerie, par exemple dans une association. Pour l'utiliser, ouvrez le menu contextuel pour le message sélectionné, item Marquer, sous-menu, item Comme lu. Validez par Entrée, ce qui permutera son état entre "coché" et "non coché". Vous utiliserez de préférence le raccourci-clavier M, qui permet de faire basculer l'état entre "lu" et "non lu". Rappel. Un message est annoncé lu ou non lu si la colonne "Statut" est affichée dans la zone de liste des messages.

L'étiquetage consiste à attribuer une couleur et un codage au message sélectionné. Les possibilités, par défaut, sont "0 Supprimer toutes les étiquettes", "1 Important", "2 Travail", "3 Personnel", "4 A faire", et "5 Peut attendre". Les touches de raccourcis sont les numéros. Pour étiqueter un message, ouvrez le menu contextuel pour le message sélectionné, item Étiquette, sous-menu, item correspondant à l'étiquette choisie. Validez par Entrée, ce qui cochera l'item sélectionné. Vous utiliserez de préférence les raccourci-clavier 0 à 5, qui permettent d'appliquer une ou plusieurs étiquettes, ou de les supprimer toutes par 0.

Vous pourrez utiliser cet étiquetage pour trier les messages.

C. Filtrer automatiquement les messages.

Le filtrage consiste à sélectionner les messages satisfaisant à une ou plusieurs conditions (critères), concernant divers éléments: sujet, expéditeur, destinataire, date, contenu, statut etc..

C.1. La boite de dialogue "Règles de filtrage".

Cette boite de dialogue nous servira pour créer un filtre ou pour modifier un filtre existant.

Elle comprend :

une zone d'édition de nom "Nom du filtre", où vous entrerez un nom pour le filtre.

un groupe de cases à cocher de nom "Appliquer le filtre", avec les cases à cocher "Lors de son exécution manuelle", "Lors de la réception du courrier", "Lors de l'archivage" et "Après l'envoi". Les cases à cocher "Lors de son exécution manuelle" et "Lors de la réception du courrier" sont cochées par défaut.

un groupe de trois boutons radio "Valident toutes les conditions suivantes", "Valident au moins une des conditions suivantes", "Valident toutes les conditions pour les filtres et les dossiers virtuels". Le bouton radio "Valident toutes les conditions suivantes" est sélectionné par défaut.

un tableau avec une ligne, contenant deux listes déroulantes, un champ d'édition et les deux boutons "Plus, Ajouter une nouvelle règle" et "Moins, Supprimer cette règle". Le bouton "Moins" est grisé et inaccessible tant que le tableau ne comporte qu'une ligne.

un second tableau de nom "Exécuter ces actions", avec une ligne, contenant deux listes déroulantes et les deux boutons "Plus, Ajouter une nouvelle action" et "Moins, Supprimer cette action". Le bouton "Moins" est grisé et inaccessible tant que le tableau ne comporte qu'une ligne.

Les deux boutons OK et Annuler.

C.2. Créer un filtre à partir d'un message.

Ce filtre permettra de ranger dans un dossier les messages provenant d'un correspondant. 

1. Créez si besoin, un dossier dont le nom évoquera le correspondant.

2. Sélectionnez un de ses messages.

3. Ouvrez le menu "Messages", item "Créer un filtre à partir du message". Validez par Entrée. Ceci ouvre la boite de dialogue "Règles de filtrage", décrite au paragraphe précédent.

- Entrez un nom pour le filtre dans la zone d'édition "Nom du filtre".

- Conservez les réglages par défaut pour les cases à cocher et les boutons radio.

- Dans les listes déroulantes, conservez les données déjà entrées, et tabulez jusqu'à la liste déroulante "Choisir le dossier", où vous sélectionnerez le dossier vers lequel seront déplacés les messages pour ce filtre.

- Validez la boite de dialogue par Entrée.

4. Ceci ouvre la boite de dialogue "Filtres de messages", qui est étudiée au paragraphe suivant. Le filtre que vous venez de créer est dans la liste des filtres. Vous pourriez le modifier ou le supprimer. Fermez cette boite de dialogue par Espace.

C.3. Créer un filtre avec la boite de dialogue "Filtres de messages".

Cette boite de dialogue s'ouvre à partir du menu Outils, item "Filtres de messages".

Elle comprend :

une liste déroulante, où vous sélectionnez le nom du compte de messagerie sur lequel appliquer le filtre,

une zone de recherche qui permet de sélectionner les filtres dont le nom contient l'expression entrée,

une zone de liste contenant les filtres que vous avez créés. Pour chaque filtre, vous trouvez le nom du filtre et une case à cocher qui permet d'activer ou de désactiver le filtre. Un filtre nouvellement créé est automatiquement activé. Vous vous déplacerez entre les filtres au moyen des Flèches. Attention. l'état coché ou non coché du filtre n'est vocalisé qu'à partir de la version 52 de Thunderbird.

une série de boutons de nom "Nouveau", "Modifier", "Supprimer", "Placer tout en haut", "Monter" et "Descendre", "Placer tout en bas",

une liste déroulante de nom "Exécuter le(s) filtre(s) sélectionné(s) sur", permettant de choisir sur quel dossier de messages appliquer le ou les filtres,

les boutons "Exécuter" et "Journal de filtrage".

Les boutons "Placer tout en haut", "Monter" et "Descendre", "Placer tout en bas" permettent de modifier l'ordre des filtres, si la liste contient plusieurs filtres. Ils sont grisés et inaccessibles si leur action n'est pas possible.

Par Touche Jaws +Page suivante, vous pouvez savoir quel est le filtre activé.

Pour créer un filtre,

1. Déplacez-vous sur le bouton Nouveau, que vous validerez. Ceci ouvre la boite de dialogue "Règles de filtrage" décrite au paragraphe C.1.

2. Entrez un nom pour le filtre, cocher le bouton-radio qui convient, et entrer une condition dans la première ligne du tableau. Ajouter éventuellement une seconde condition, au moyen du bouton "Plus, Ajouter une nouvelle règle". Entrez ensuite une action dans la zone "Exécuter ces actions". Ajouter éventuellement une seconde condition, au moyen du bouton "Plus, Ajouter une nouvelle action". Validez le bouton OK, ou frappez Entrée.

3. Vous vous retrouvez dans la boite de dialogue "Filtres de messages". Dans la liste déroulante "Filtres pour", le compte qui était sélectionné au moment de la création du filtre est sélectionné, et dans la liste des filtres, votre filtre est affiché, et coché.

Pour des filtres simples, vous pouvez vous inspirer des données entrées automatiquement dans le filtre créé à partir d'un message.

Exemple de filtre pouvant vous être utile. Si vous êtes inscrit à plusieurs listes Yahoo, vous pourriez souhaiter que les messages soient déplacés automatiquement vers des dossiers différents selon les listes. Vous pouvez utiliser pour cela que dans le sujet, le nom de la liste apparaît entre crochets, par exemple "Re: [winaide] Localisateur" ou "Re: [ALLOS] Aide pour audacity". La règle à entrer serait donc "Sujet", "contient", "[winaide]" ou "Sujet", "contient", "[ALLOS]". Les crochets de part et d'autre du nom de liste sont importants.

C.4. Modifier un filtre.

Vous voulez par exemple changer le dossier cible pour un filtre. Sélectionnez le compte pour lequel vous avez créé le filtre à modifier.

Ouvrez la boite de dialogue "Filtres de messages".

Le compte sélectionné est affiché dans la liste déroulante "Filtres pour".

Les filtres créés pour ce compte sont affichés dans la liste des comptes. Il est possible de changer de compte par la liste déroulante "Filtres pour" si le filtre à modifier ne figure pas dans cette liste.

Tabulez jusqu'au bouton "Modifier" que vous validerez. Ceci ouvre la boite de dialogue "Règles de filtrage". Effectuez les modifications, et validez le bouton OK ou frappez Entrée. Ceci ferme la boite de dialogue "Règles de filtrage".

Fermez la boite de dialogue "Filtres de messages".

C.5. Appliquer un filtre sur un dossier.

Solution 1.

1.Ouvrez la boite de dialogue "Filtres de messages" à partir du menu Outils, item "Filtres de messages".

2. Choisissez le dossier sur lequel sera appliqué le filtre.

3. Sélectionnez le filtre.

4. Choisissez le sous-dossier sur lequel sera exécuté le filtre.

5. Activez le bouton Exécuter.

Solution 2.

Sélectionnez un dossier dans l'arborescence. Ouvrez le menu Outils, item "Appliquer les filtres sur le dossier". Attention, vous appliquerez tous les filtres existants pour ce dossier.

D. Rechercher dans les messages.

Thunderbird propose deux possibilités pour lancer une recherche:

- en utilisant la boite de dialogue "Recherche avancée dans le courrier".

- en utilisant le filtre rapide.

D.1. Recherche avec la boite de dialogue "Recherche avancée dans le courrier".

Cette boite de dialogue est ouverte:

- à partir du menu Édition, item Rechercher, sous-menu "Rechercher dans le courrier". La commande est Ctrl +Maj +F.

- à partir du menu contextuel pour un dossier sélectionné, item Rechercher.

Elle est basée sur la boite de dialogue "Règles de filtrage", mais le résultat de la recherche s'inscrira dans un tableau. Le bouton permettant de lancer la recherche est "Rechercher". Il est activé par Alt +R. Quand vous sélectionnez une occurrence dans le tableau des résultats, vous pouvez, au moyen de boutons, ouvrir le message, le classer dans un dossier etc.

D.2.  Recherche avec le filtre rapide.

La recherche dans les messages avec le filtre rapide est décrite dans la fiche Utilisation du filtre rapide avec Thunderbird.

E. Filtrer l'affichage dans l'arborescence.

Dans l'arborescence, vous pouvez définir des dossiers comme préférés. Il suffit pour cela d'ouvrir le menu contextuel pour ce dossier, item "Dossier préféré", et d'appuyer sur Entrée pour permuter entre les états coché et non coché.

Vous pouvez choisir de diminuer le nombre de dossiers dans la zone d'arborescence. Pour cela, ouvrez le menu Affichage, item Dossiers, sous-menu. Les items du sous-menu sont "Tous", "Unifiés", "Avec des non lus", "Préférés" et "Récents". Selon l'item sélectionné, votre arborescence sera affichée totalement ou en partie.

Si vous choisissez "Avec des non lus" et qu'aucun message n'est non lu, l'arborescence sera vide. Ce choix d'affichage peut être intéressant si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie.

Si vous choisissez "Préférés", seuls seront affichés les dossiers pour lesquels l'item "Dossier préféré" du menu contextuel est coché.

Si vous choisissez "Unifiés", les dossiers Courrier entrant, Brouillons, Envoyés, Indésirables, Corbeille des différents comptes apparaîtront groupés et à part dans l'arborescence. Pour connaître le destinataire des messages, vous devrez afficher la colonne "Destinataire" dans la liste des messages.