Quelques trucs et astuces pour Outlook 2016.

Dernière mise à jour le 08.12.2018.

A. À propos du courrier indésirable.

A.1. Choix des options globales.

Pour afficher la boite de dialogue "Options du courrier indésirable", ouvrez l'onglet Accueil, groupe "Supprimer", bouton de liste déroulante "Courrier indésirable", item "Options du courrier indésirable" par Alt, L, C, O. Elle contient 5 onglets. 

1. Dans l'onglet "Options", vous pourrez choisir votre niveau de protection, au moyen de boutons radio. Les choix sont "Aucun", "Faible", "Élevé" et "Approuvés uniquement". Par défaut, ce niveau est "Faible". Le courrier considéré comme Indésirable est transféré dans le dossier "Courrier indésirable". 
Vous trouverez ensuite la case "Supprimer définitivement le courrier soupçonné d'être indésirable au lieu de le transférer vers le dossier Courrier indésirable". Cette case est décochée par défaut. Il est préférable de ne pas cocher cette case, afin de vérifier si tous les messages supposés indésirables, le sont réellement.

2. Dans l'onglet "Expéditeurs approuvés", vous définirez les expéditaires pour lesquelles les messages ne seront jamais considérés comme indésirables. Vous pourrez vérifier que la case "Approuver également les messages électroniques de mes Contacts" est bien cochée.

3. Dans l'onglet "Expéditeurs bloqués", vous définirez les adresses pour lesquelles tous les messages seront considérés comme indésirables.

4. Dans l'onglet "International", vous pourrez bloquer les messages venant de certains pays.

5. Dans l'onglet "Destinataires approuvés", vous définirez les destinataires pour lesquelles les messages ne seront jamais considérés comme indésirables.

A.2. Agir sur le message actuel.

Si un avertissement est affiché dans le message, vous pouvez en être informé en frappant Ctrl +Maj +W. Jaws prononce "Temporay context menu, menu" et ouvre un menu contextuel, vous permettant entre autres de télécharger les images, d'ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs approuvés.

Vous pouvez également déclarer le message sélectionné comme acceptable en frappant Ctrl +Maj +J.

B. Modifier la barre d'outils Accès rapide.

Vous souhaitez ajouter à cette barre d'outils une commande pour choisir manuellement une signature pour un message. Elle ne sera active que dans la fenêtre de rédaction.

1. Ouvrez la fenêtre de rédaction des messages.

2. Ouvrez la boite de dialogue "Options Outlook" par Alt, F, V. Dans la liste, sélectionnez "Barre d'outils Accès rapide". Par Tab, vous sélectionnerez la liste déroulante "Choisir les commandes". Dans cette liste, sélectionnez "Onglet Message".

3. Frappez Tab pour arriver dans la liste des commandes, où vous sélectionnez "Signature" (sans s).

4. Recherchez par tabulation, puis activez le bouton "Ajouter", ou frappez Alt +A .

5. Sélectionnez "Signature", puis tabulez jusqu'au bouton "Monter". Activez-le plusieurs fois, jusqu'à ce que la commande soit en première position.

6. Activez le bouton OK".

La commande sera désormais présente dans la barre d'outils Accès rapide. En frappant Alt +Maj +1 ou Alt, Maj +1, vous ouvrirez la liste des signatures existantes et pourrez choisir celle que vous désirez appliquer au message en cours de rédaction.

C. Choix des colonnes et du tri des messages dans la liste des messages.

Le choix des colonnes et le tri des messages dans la liste des messages est obtenu à partir de la boite de dialogue "Paramètres d'affichage avancés : Aperçu". Pour l'obtenir, ouvrez l'onglet "Affichage" et sélectionnez "Paramètres d'affichage", par Alt, N, M.

C.1. Choix des colonnes.

Dans la boite de dialogue "Paramètres d'affichage avancés : Aperçu", activez le bouton "Colonnes". Ceci ouvre la boite de dialogue "Afficher les colonnes". Cette boite de dialogue contient entre autres les listes "Colonnes disponibles" et "Afficher ces colonnes dans cet ordre", les boutons "Ajouter", "Supprimer", "Monter", "Descendre et "OK".

Pour ajouter une colonne, sélectionnez-la dans la liste "Colonnes disponibles" et activez le bouton "Ajouter".

Pour supprimer une colonne, sélectionnez-la dans la liste "Afficher ces colonnes dans cet ordre" et activez le bouton "Supprimer".

Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la dans la liste "Afficher ces colonnes dans cet ordre", puis activez les boutons "Monter" ou "Descendre" pour la déplacer vers la gauche ou vers la droite dans la liste des messages.

Validez le bouton "OK", ce qui ferme la boite de dialogue. Vous êtes à nouveau dans la boite de dialogue "Paramètres d'affichage avancés : Aperçu".

C.2. Ordre de tri des messages dans la liste des messages.

Pour choisir comment trier les messages dans la liste des messages, ouvrez si besoin la boite de dialogue "Paramètres d'affichage avancés : Aperçu". Validez le bouton "Trier". Ceci ouvre la boite de dialogue "Trier". Sélectionnez la colonne à trier dans une liste déroulante, puis l'ordre de tri (croissant ou décroissant), et validez le bouton "OK", ce qui ferme la boite de dialogue "Trier".

La boite de dialogue "Paramètres d'affichage avancés : Aperçu" est fermée par la validation du bouton "OK" ou par la frappe de Échap.

D. Choisir les éléments à afficher dans le dossier "Favoris" de la zone d'arborescence.

Rappel. Par défaut, les éléments affichés sont "Boîte de réception", "Éléments envoyés" et "Éléments supprimés" du premier compte.

Pour supprimer un élément, sélectionnez-le dans le dossier "Favoris", ouvrez son menu contextuel par Applications, et activez l'item "Supprimer du dossier Favoris".

Pour ajouter un élément, sélectionnez-le dans la zone d'arborescence, ouvrez son menu contextuel par Applications, et activez l'item "Afficher dans les Favoris".

E. Exporter et importer les éléments Outlook dans un fichier .pst.

Les éléments Outlook (messages, contacts et calendrier) sont automatiquement sauvegardés dans des fichiers d'extension .pst. Avec Outlook 2013 et 2016, pour une nouvelle installation, ils se trouvent par défaut dans le sous-dossier "Fichiers Outlook" de "Documents". Vous trouverez autant de fichiers .pst que de comptes Outlook, et leur nom est celui du compte avec l'extension .pst.

Faire une copie de ces fichiers vous permettra soit de transférer ces données sur un autre ordinateur, soit de réinstaller à l'identique Outlook en cas de panne du disque dur de votre ordinateur actuel.

Il est possible d'exporter, sous forme des fichiers .pst, un compte entier ou un dossier de ce compte.

1. Ouvrez le menu Fichier, onglet "Ouvrir et exporter" par Alt, F, W. Frappez Tab pour aller dans son contenu, puis Flèche bas jusqu'à entendre "Importer/Exporter". Frappez Entrée, ce qui ouvre la boite de dialogue "Assistant Importation et exportation".

2. Dans la liste des actions, sélectionnez le premier élément qui est "Exporter des données vers un fichier". Validez le bouton "Suivant".

Ceci fait afficher une liste de deux éléments, où vous sélectionnerez "Fichier de données Outlook (.pst)". Validez le bouton "Suivant".

Ceci fait afficher l'arborescence des dossiers, où vous sélectionnerez soit un dossier de compte complet, soit un dossier particulier, par exemple "Contacts". Il n'est pas possible d'effectuer de sélections multiples. La case "Inclure les sous-dossiers", cochée par défaut, doit généralement rester cochée. Validez le bouton "Suivant".

Par défaut, le dossier s'appellera backup.pst, et l'emplacement de création sera le sous-dossier "Fichiers Outlook" de Documents, mais vous pourrez changer le nom et /ou l'emplacement en activant le bouton "Parcourir". Validez le bouton "Terminer".

Une boite de dialogue vous propose d'ajouter un mot de passe, mais il est facultatif. Validez le bouton OK.

Vous pourrez par la suite importer un dossier .pst précédemment sauvegardé. Nous supposerons que vous avez créé plusieurs comptes dans Outlook.

1. Ouvrez le menu Fichier, onglet "Ouvrir et exporter" par Alt, F, W. Frappez Tab pour aller dans son contenu, puis Flèche bas jusqu'à entendre "Importer/Exporter". Frappez Entrée, ce qui ouvre la boite de dialogue "Assistant Importation et exportation".

2. Dans la liste des actions, sélectionnez le premier élément qui est "Importer à partir d'un autre programme ou fichier". Validez le bouton "Suivant".

Ceci fait afficher une liste de deux éléments, où vous sélectionnerez "Fichier de données Outlook (.pst)". Validez le bouton "Suivant".

Ceci fait afficher une zone avec le chemin par défaut du dossier des fichiers .pst, et le bouton Parcourir. Activez ce bouton pour rechercher le fichier à importer. Validez le bouton "Suivant".

Dans le nouvel affichage, vous trouverez une zone d'arboresence, où vous sélectionnerez le dossier à importer. Vous pourrez ensuite choisir d'importer le dossier dans le dossier de compte actif, ou dans un autre, que vous choisirez au moyen d'une liste déroulante. Validez le bouton "Terminer".

Vous pourrez vérifier que le dossier importé est bien présent dans le compte que vous avez sélectionné.