Présentation de Outlook.

Dernière mise à jour le 03.10.2018.

À la première ouverture de Outlook, il vous sera proposé de vous connecter à un compte de messagerie. Vous pourrez accepter, et créer un nouveau compte de messagerie en vous aidant des indications au paragraphe B, ou attendre l'ouverture complète du logiciel pour importer un ou des comptes provenant d'un autre logiciel de messagerie.

Quelques rappels.

Outlook utilise un ruban en remplacement des menus traditionnels.

Vous accèderez aux onglets par Alt puis Flèche droite ou gauche, ou Alt puis lettre de raccourci.

Pour entrer dans le ruban, frappez Flèche bas ou Ctrl +Flèche droite.

À l'intérieur du ruban, vous utiliserez Tab de préférence aux Flèches droite et gauche, car les éléments ne sont pas toujours disposés de façon linéaire. Ctrl +Flèche droite et gauche, permettent de se déplacer de groupe en groupe, ce qui limite les tabulations.

Pour un élément du ruban ne possédant pas de menu contextuel, vous permuterez son état en le sélectionnant puis en frappant Espace. Si vous utilisez une commande, elle agit comme une bascule, et vous n'avez pas besoin de valider votre choix.

A. Les fenêtres de Outlook.

A.1. La fenêtre principale de Outlook.

Au lancement de Outlook, les onglets du ruban sont "Fichier" (F), "Accueil" (L), "Envoi/Réception" (R), "Dossier" (O), "Affichage" (N). D'autres onglets peuvent s'afficher selon la tâche exécutée, par exemple "Recherche" (JR), si on lance une recherche.

Avec le paramétrage par défaut, la fenêtre principale comporte les zones suivantes: une zone d'arborescences, une zone de liste des messages, un volet de lecture du message sélectionné. Vous vous déplacerez entre ces zones par Tab et F6.

La zone d'arborescence est dans la partie gauche de la fenêtre. Au niveau 0, vous trouverez le dossier "Favoris" et les dossiers correspondant aux comptes créés.

Par défaut, le dossier "Favoris" contient les sous-dossiers "Boîte de réception", "Éléments envoyés" et "Éléments supprimés" du premier compte. Vous pourrez le configurer par la suite ou le supprimer.

Les dossiers des comptes contiennent les sous-dossiers "Boîte de réception", "Brouillons", "Éléments envoyés", "Éléments supprimés", "Boîte d'envoi", "Communautés Microsoft", "Courrier indésirable", "Flux RSS" et "Dossiers de recherches". Vous y créerez vos dossiers personnels. Ces arborescences peuvent être en affichage réduit. Frappez alors Flèche droite pour les développer.

Vous pourrez vous déplacer entre les dossiers d'une arborescence au moyen des Flèches, ou en frappant l'initiale des dossiers.

La commande Ctrl +Maj +I sélectionne le premier dossier "Boîte de réception" dans la zone d'arborescences.

La zone de liste des messages est annoncée par "Zone de liste", et le volet de lecture par la lecture de l'expéditeur et de l'objet du message sélectionné.

Dans votre navigation, vous trouverez en plus une zone où Jaws prononce "Bouton navigation barre Courrier", contenant les boutons suivants: "Courrier", "Calendrier", "Personnes" (en fait les contacts) et "Tâches". Ces boutons sont très importants car ils vous permettront d'accéder aux autres affichages. Les commandes associées à retenir dès à présent sont: Ctrl +1 pour "Courrier", et Ctrl +3 pour "Personnes".

La touche F6 permet de naviguer entre: la zone de liste des messages, le volet de lecture du message s'il est affiché, la zone de recherche, la barre d'état, les rubans, la zone vocalisée par "Navigation barre", la zone des arborescences.

A.2. Les autres fenêtres.

Pour lire ou rédiger un message vous ferez apparaître une autre fenêtre qui s'affiche au dessus de la fenêtre principale. Les commandes sont respectivement Entrée pour le message sélectionné et Ctrl +N. Elles se ferment par Échap.

B. Utilisation de l'assistant de création de compte POP ou IMAP.

Avant de commencer.

Vous devez connaître les identifiants et les paramètres de configuration donnés par votre fournisseur d'accès.

Vous devrez choisir le type de serveur entre POP et IMAP. Un compte en IMAP permet de relever ses messages à partir de divers ordinateurs ou smartphones, mais les messages restent sur le serveur, d'où l'obligation de les gérer sur le serveur. Un compte en POP permet de récupérer les messages pour les rendre disponibles hors connexion, mais ceci à partir d'un seul ordinateur.

Si vous n'avez pas créé de compte à la première ouverture de Outlook, ou si vous voulez en créer un autre, ouvrez l'onglet Fichier par Alt, F. L'élément de liste "Informations" est sélectionné. Frappez Flèche droite pour arriver dans la zone de contenu, Tab pour entendre "Bouton Ajouter un compte", Espace ou Entrée. Ceci ouvre l'assistant de création de compte.

Vous pourrez choisir entre une configuration automatique ou manuelle, au moyen de boutons radio. Attention: pour une configuration automatique, le type de serveur est IMAP. Vous ne devrez donc pas faire ce choix si vous voulez configurer votre compte en POP.

Pour une configuration automatique, validez le bouton radio "Compte de messagerie".

- Vous entrerez le nom à afficher, l'adresse de messagerie, le mot de passe, la confirmation du mot de passe. Validez ensuite le bouton Suivant.

- Une nouvelle fenêtre s'ouvre, où Outlook tente de configurer le compte. Si l'opération réussit, ceci ouvre une fenêtre avec les boutons "Ajouter un nouveau compte" et "Terminer".

Pour une configuration manuelle, cochez le bouton radio "Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires". Activez le bouton Suivant.

- Dans la nouvelle fenêtre, cochez le bouton radio "POP ou IMAP". Activez le bouton Suivant.

- Dans la nouvelle fenêtre, outre les informations de nom, d'adresse et de mot de passe, vous choisirez entre POP ou IMAP au moyen d'une liste déroulante, et vous entrerez les noms su serveur de messagerie entrant et sortant, et si le serveur nécessite une connexion sécurisée. Activez ensuite le bouton Suivant. La connexion sera testée. Frappez Espace pour fermer cette fenêtre. Ceci ouvre une fenêtre, avec les boutons "Ajouter un nouveau compte" et "Terminer" si la configuration est réussie.

C. Quelques éléments de configuration dans l'onglet "Affichage".

1. Utiliser ou non le volet de lecture des messages. Tabulez jusqu'au bouton "Volet de lecture". Frappez Espace pour ouvrir son menu. Plus rapidement, frappez Alt, N, V. Le choix actuel est "À droite". Par Flèche haut ou bas, vous choisirez son emplacement ou vous le désactiverez. En cas d'utilisation du volet, le choix "En dessous de la liste de messages" est préférable, sauf si vous disposez d'un écran large de grande taille.

2. Afficher ou non l'arborescence "Favoris". Tabulez jusqu'au bouton "Volet des dossiers". Frappez Espace pour ouvrir son menu. Plus rapidement, frappez Alt, N, O, F.

3. Afficher ou non les messages dans des groupes. Vous pouvez choisir que les messages soient regroupés par exemple par date (aujourd'hui, hier, etc.), par expéditeurs, par destinataires. Si vous désirez obtenir un affichage simplifié, vous devrez désactiver le choix par défaut "Afficher dans des groupes". Pour cela, frappez Alt, N, ù, F. Indication: cet item se trouve dans le groupe "Réorganisation", à l'intérieur d'une zone développée par le bouton "Organiser par".

4. Choisir l'ordre de tri des messages. Par défaut, cet ordre est par date, du plus récent au plus ancien. Si vous voulez inverser cet ordre, ouvrez l'onglet Affichage, recherchez le bouton "Inverser le tri" et frappez Espace ou Entrée; plus rapidement, frappez Alt, N, N. Indication: cet item se trouve dans le groupe "Réorganisation".

5. Afficher ou non un aperçu des messages. Outlook permet d'afficher sous la ligne de description les une, deux ou trois premières lignes du message sélectionné. Si vous voulez désactiver cet affichage, ou changer le nombre de lignes affichées, ouvrez l'onglet Affichage, recherchez le bouton de liste déroulante "Aperçu du message", frappez Espace pour ouvrir cette liste, puis Espace ou Entrée pour activer l'item correspondant à votre choix.

6. Afficher ou non les messages par conversations. Une conversation regroupe les messages ayant le même objet. Pour effectuer ce choix, sélectionnez un dossier tel que "Boite de réception" ou "Éléments envoyés", puis ouvrez l'onglet Affichage, et recherchez la case à cocher "Afficher en tant que conversations", et cochez-la. Plus rapidement, frappez Alt, N, C, ce qui permute l'état coché ou non de cette case. Une boite de dialogue vous propose d'appliquer ce choix à "Toutes les boîtes aux lettres" ou à "Ce dossier", au moyen de boutons.