Dernière mise à jour le 12.02.2020.
Vous pouvez souhaiter trier les contenus dans une plage de cellules. Excel propose deux outils : le tri et le filtrage.
Les explications suivantes sont basées sur le classeur "exercice4.xlsx". Pour utiliser le vocabulaire de Excel, nous appellerons "plage de données", une plage de cellules dont les données sont structurées de façon à permettre un tri ou un filtrage.
Sélectionnez la plage de données (B2:D9), puis ouvrez le menu contextuel, item "Trier", sous-menu "Trier de A à Z". Ceci provoquera le tri selon les jours qui sont en première colonne de la plage. Vous obtiendrez l'ordre: dimanche, jeudi, lundi etc.. Annulez cette manipulation par Ctrl +Z.
Si vous voulez trier selon les résultats ou les pourcentages, vous devez utiliser la boite de dialogue "Tri", qui s'ouvre par le menu contextuel, item "Trier", sous-menu "Tri personnalisé", ou par l'onglet "Données", groupe "Trier et filtrer", bouton "Trier", dont le raccourci-clavier est Alt, É, T.
Elle contient entre autres, les boutons "Ajouter un niveau", "Supprimer un niveau", "Options", "OK" et "Annuler", la case à cocher "Mes données ont des en-têtes", et trois listes déroulantes contenue dans la zone "Champ Tri".
La première
liste, de nom "Trier par", permet de choisir le nom de la colonne
(dans notre exemple "Jours", "Résultats" et "Pourcentages");
la seconde, sans nom, permet de trier selon les choix "Valeurs", "Couleur
de cellule", "Couleur de police" et "Icône de cellule";
la troisième, sans nom, permet de trier selon les choix "De A à
Z", "De Z à A", "Liste personnalisée".
Le bouton "Options"
ouvre la boite de dialogue "Options de tri", qui permet de choisir
entre trier du haut vers le bas, ou de la gauche vers la droite, au moyen de
boutons-radio. Le choix par défaut est "Du haut vers le bas",
ce qui nous convient.
Le bouton "Ajouter
un niveau" permet d'ajouter un nouveau critère de tri, pour des
tris plus complexes. Il fait apparaître une nouvelle série de listes
déroulantes.
Nous nous proposons de trier la plage par valeurs décroissantes des résultats.
1. Tabulez jusqu'à entendre "Champ tri, élément de données". Par Tab, vous sélectionnez la première liste déroulante. Sélectionnez par Flèche bas "Résultats". Frappez Tab pour valider ce choix et sélectionner la seconde liste déroulante. Le choix "Valeurs de cellules" ou "Valeurs" selon la version de Excel, convient. Frappez Tab pour sélectionner la troisième liste déroulante. Sélectionnez par Flèche bas "Du plus grand au plus petit". Frappez Tab pour atteindre le bouton OK que vous validerez, ce qui ferme la boite de dialogue.
2. Vérifiez que les résultats sont bien triés par valeurs décroissantes, ce qui entraîne l'ordre des jours suivants: mardi, lundi, mercredi etc..
Vous pouvez revenir à un tri où les jours seraient dans l'ordre normal, sans utiliser la commande d'annulation Ctrl +Z.
1. Assurez-vous que la page de données est toujours sélectionnée. Ouvrez la boite de dialogue "Tri".
2. Dans la première liste déroulante, sélectionnez "Jours". Dans la troisième liste déroulante, sélectionnez "Liste personnalisée" et frappez Entrée. Ceci ouvre la boite de dialogue "Listes personnalisées". Frappez Tab puis Flèche bas pour sélectionner la liste qui commence par "Lundi, Mardi, Mercredi", et validez par Entrée. Ceci ferme la boite de dialogue, et cette liste s'affiche dans la troisième liste déroulante. Validez la boite de dialogue "Tri" par Entrée.
3. Vérifiez que les jours sont à nouveau dans le bon ordre.
L'intérêt d'un filtre par rapport au tri est qu'on peut faire afficher seulement certaines lignes, en fonction de critères.
Pour ce filtrage, il est inutile de sélectionner la zone de données.
1. Sélectionnez une cellule contenant un résultat, par exemple 50.
2. Ouvrez le menu contextuel, item Filtres. Dans le sous-menu, activez l'item "Filtrer par la valeur de la cellule sélectionnée". Désormais, seule la ligne contenant jeudi et 50 est sélectionnée.
Aucune boite de dialogue ne s'ouvre, mais dans les cellules contenant les noms de colonnes, figure maintenant une liste déroulante qui vous permettra d'effectuer des choix permettant d'affiner le filtrage comme indiqué ci-dessous. Pour les ouvrir, vous frapperez Alt +Flèche bas ou haut. Elles se fermeront par Échap.
Pour supprimer ce filtrage, frappez Ctrl +Maj +L. Attention. Cette commande fonctionne comme une bascule. Elle vous permettra donc d'activer ou désactiver le filtrage.
Sélectionnez la page de données B2:D9, puis frappez Ctrl +Maj +L. Il est également possible d'ouvrir l'onglet "Données", groupe "Trier et filtrer", bouton "Filtrer" dont le raccourci-clavier est Alt, É, 1, ou l'onglet "Accueil", groupe "Édition", bouton de liste déroulante "Filtrer et trier", sous-menu "Filtrer", dont le raccourci-clavier est Alt, L, R, F.
Comme pour le filtrage automatique, dans les cellules contenant les noms de colonnes, figure maintenant une liste déroulante. Si vous sélectionnez la cellule contenant le nom "Résultats", et ouvrez la liste par Alt +Flèche bas, vous y trouverez les items pour trier par valeurs croissantes ou décroissantes, par couleur, le menu "Filtres numériques", une zone de recherche, et une série de cases à cocher toutes cochées, correspondant aux valeurs des résultats.
Exemple 1. Vous voulez faire afficher seulement la ligne correspondant au jour mercredi. Ouvrez la liste déroulante de la cellule "Jours", décochez la case à cocher "Sélectionner tout", ce qui décoche tout, puis cochez la case "mercredi". Validez par Entrée. L'affichage devient "mercredi, 60, 17,1%". Faites ré-afficher toutes les cellules en validant l'item "Effacer le filtre de Jours" dans la liste déroulante, ou par les commandes d'effacement Alt, É, À ou Alt, L, R, E.
Exemple 2. Vous voulez faire afficher les lignes pour lesquels les pourcentages sont supérieurs à 15%. Ouvrez la liste déroulante de la cellule "Pourcentages", et sélectionnez "Filtres numériques". Ouvrez le sous-menu, et validez l'item "Supérieur à". Ceci ouvre la boite de dialogue "Filtre automatique personnalisé". Vous pouvez y entrer deux critères, avec la condition ET ou OU. Chaque ligne de critère contient une liste déroulante pour les conditions à réaliser et une liste déroulante et d'édition.
Dans la ligne du premier critère, "est supérieur à" est sélectionné dans la liste déroulante. Les pourcentages calculés sont accessibles par Flèche bas dans la seconde liste, mais vous y frapperez "15%". Vous n'entrerez pas de second critère. Validez par Entrée. Vérifiez que seules les lignes correspondant à lundi, mardi, et mercredi s'affichent. Faites ré-afficher toutes les cellules par Alt, É, À ou Alt, L, R, E (Alt, L, R, C sous Excel 2013).