Trucs et astuces pour Excel 2003.

Dernière mise à jour le 08.09.2017.

A. Rechercher ou remplacer des données.

A.1. Rechercher des cellules contenant une donnée.

Si vous rechercher une cellule contenant une certaine donnée, frappez Ctrl +F pour ouvrir la boite de dialogue "Rechercher et remplacer". Elle comprend deux onglets: "Rechercher" et "Remplacer", et l'onglet "Rechercher" est sélectionné. Elle contient une liste déroulante et d'édition, et les boutons "Options", "Rechercher tout", "Suivant" et "Fermer".

Si vous activez le bouton "Options", vous ferez afficher les listes déroulantes "Dans", "Recherche" et "Regarder dans", permettant une recherche dans la feuille ou le classeur, par ligne ou par colonne, dans les formules, les valeurs ou les commentaires. En activant à nouveau ce bouton "Options", les listes déroulantes ne seront plus affichées.

Quand vous entrez une expression, elle n'est pas vocalisée, et par Touche Jaws +Flèche haut, la zone est annoncée vide. Si vous activez le bouton Suivant, la recherche sera lancée. Si aucun résultat n'est trouvé, une boite de message s'ouvre, mais elle n'est pas vocalisée à l'exception du bouton OK. S'il y a plusieurs résultats, la commande Maj +F4 permet d'aller au résultat suivant quand le focus est dans la feuille, mais ce n'est pas vocalisé.

Il reste la solution d'activer le bouton "Rechercher tout" par Alt +H, qui fait afficher une zone de liste dans la boite de dialogue avec les résultats de la recherche. Pour chaque ligne de résultat atteinte par Flèche bas, vous entendrez le nom du classeur et de la feuille, le nom éventuel de la cellule, sa référence et sa valeur. La cellule est automatiquement sélectionnée dans la feuille. Quand une ligne vous convient, vous pouvez noter la référence de la cellule et passer à la ligne suivante. Quand vous fermerez la boite par la touche Échap ou par le bouton OK, la cellule restera sélectionnée dans la feuille.

A.2. Remplacer cette donnée par une autre.

Frappez Ctrl +H pour ouvrir la boite de dialogue "Rechercher et remplacer". L'onglet "Remplacer" est sélectionné, et deux boutons sont rajoutés: "Remplacer" et "Remplacer tout".

Le bouton "Suivant" n'est toujours pas utilisable, et il est difficile de demander un remplacement sans savoir s'il est justifié. En activant le bouton "Rechercher tout" par Alt +H, vous ouvrirez la liste des résultats que vous parcourerez par Flèche bas. Si le nom, la référence ou la valeur de la cellule vous conviennent, activez le bouton "Remplacer" par Alt +L, et passez au résultat suivant. Fermez par Échap.

B. Sélectionner des plages de cellules non contiguës.

Pour sélectionner des cellules ou des plages de cellules non contiguës, vous devrez procéder ainsi.

1. Appuyez sur Maj +F8, ce qui active le mode de sélection avec ajout. Vous vérifierez que vous êtes bien en mode de sélection avec ajout en faisant lire la barre d'état. Elle doit contenir l'expression "AJT". Sélectionnez une première plage où les cellules sont contiguës, en maintenant la touche Maj appuyée. Relâchez la touche Maj à la fin de cette sélection.

2. Appuyez sur Maj +F8, déplacez vous à une cellule de la deuxième plage rectangulaire à ajouter à la sélection. Effectuez la sélection en maintenant la touche Maj enfoncée.

3. Recommencez ceci pour ajouter de nouvelles zones, une zone pouvant être une simple cellule.

À retenir.

Relâcher la touche Maj désactive le mode de sélection avec ajout, d'où la nécessité de refrapper Maj +F8 pour sélectionner la zone suivante.

Tant que le mode de sélection est "avec ajout", vous pourrez utiliser les flèches sans désélectionner les zones déjà sélectionnées.

C. Utiliser des commentaires.

Les commentaires permettent d'annoter certaines cellules, par exemple pour vous souvenir que vous devez vérifier un numéro de téléphone, une date d'anniversaire ou un taux de TVA.

Pour insérer un commentaire, activez la cellule que vous souhaitez annoter, puis frappez  Maj +F2 pour entrer le texte du commentaire. Attention. Excel ouvre une zone d'édition, qui contient les initiales de l'utilisateur. Cette ouverture n'est pas vocalisée. Cette zone se ferme en frappant deux fois Échap.

Pour lire le commentaire de la cellule active s'il existe, frappez Alt +Maj +u accent grave.

Pour modifier le commentaire, frappez  Maj +F2 et modifiez le texte existant. Il est également possible d'ouvrir le menu contextuel et de sélectionner l'item "Modifier le commentaire" en frappant M. C'est la zone Excel qui s'affiche.

Pour supprimer le commentaire, ouvrez le menu contextuel et sélectionnez l'item "Effacer le commentaire" en frappant N.

Vous obtiendrez la liste des cellules avec commentaires par la commande Ctrl +Maj +u accent grave. Pour chaque cellule, vous trouverez sa référence et le texte du commentaire. Sélectionnez la ligne qui vous convient, et frappez Entrée. Ceci ferme la boite de dialogue et sélectionne la cellule concernée.

D. Utiliser des cellules surveillées.

Les cellules surveillées (également appelées "cellules de suivi") servent de marqueurs dans une feuille de calculs, pour les cellules que vous considérez comme très importantes. De ce fait, elles ont un rôle comparable à celui des cellules avec noms.

Activez la cellule que vous souhaitez marquer, puis frappez Touche Jaws +Maj +1 à 0 pour définir la cellule surveillée de rang 1 à 10. Vous pouvez donc définir 10 cellules surveillées par feuille.

Par la suite, vous utiliserez les commandes suivantes. Alt +Maj +n pour lire la cellule surveillée de rang n, et Ctrl +Maj +M pour lister, dans la boite de dialogue "Atteindre la cellule de suivi", les cellules surveillées.

Pour effacer les cellules surveillées, vous ouvrirez la boite de dialogue des paramètres rapides pour Excel par Touche Jaws +V.

Le focus est dans la zone de recherche. Frappez "surveillée". Ceci fait afficher les résultats dans l'arborescence. Frappez Flèche bas jusqu'à atteindre l'item "Effacer les cellules surveillées".

Vous pourrez alors effacer toutes les cellules surveillées en cochant la case "Effacer les cellules surveillées", ou certaines d'entre elles au moyen de listes déroulantes.

Fermez cette boite de dialogue par le bouton OK.

Choisir entre les noms de cellules ou des cellules de suivi.

Les noms peuvent être utilisés avec la boite de dialogue, mais vous devez frappez plusieurs commandes. 

Les cellules de suivi ne peuvent pas servir dans une sélection, mais ne demandent qu'une seule frappe.