Tris et filtrages dans une feuille de calculs.

Dernière mise à jour le 12.05.2015.

Vous pouvez souhaiter trier les contenus dans une zone de cellules. Parmi les solutions proposées par Calc, nous étudierons les deux suivantes: le tri ou le filtrage automatique. Dans les deux cas, nous utiliserons le menu Données.

Les explications ci-dessous sont basées sur le classeur "exercice4.xls". Pour utiliser le vocabulaire de Calc, nous appellerons "page de données", une plage de cellules dont les données sont structurées de façon à permettre un tri ou un filtrage.

A. Trier une page de données.

Sélectionnez la page de données B2:D9, puis ouvrez le menu Données, item "Trier..." ou plus rapidement, Alt +S, T puis Entrée. Ceci ouvre la boite de dialogue Trier, sur l'onglet "Critères de tri". Elle contient trois ensembles formés d'une liste déroulante et des deux boutons-radios "Croissant" et "Décroissant", et des boutons Aide, OK, Annuler et Réinitialiser.

Le premier ensemble a pour nom "Clé de tri1" avec LibreOffice, ou "Trier selon" avec OpenOffice. Il permet de choisir une première clé (ou critère) de tri. Dans la liste, "Jours" est sélectionné, car il correspond à la première colonne de la zone à trier. Si ce n'est pas le cas, l'explication en est donnée ci-dessous. Le bouton-radio "Croissant" est sélectionné. 

Les deux ensembles suivants ont pour nom "Clé de tri2" et "Clé de tri3" avec LibreOffice, ou "Puis par" avec OpenOffice. Dans la liste, l'affichage est "Indéterminé" ou "Indéfini". Ceci nous convient car aucun jour n'est en double, et le tri sur une seule clé est suffisant; sinon, vous pourriez choisir "Valeurs" ou "Pourcentages" pour la deuxième clé de tri.

Donc, avec les réglages par défaut, le tri se fait sur le contenu de la première colonne correspondant aux jours, et par ordre croissant. Si vous utilisiez ce tri, les jours seraient affichés par ordre alphabétique, ce qui ne présente pas d'intérêt. Vous modifirez donc ces réglages pour obtenir un tri sur la seconde colonne, et par ordre décroissant. Pour cela, vous sélectionnerez "Valeurs" dans la liste déroulante pour la première clé, et "Décroissant" pour le premier bloc de boutons-radios. Validez par Entrée. Vérifiez que les valeurs et pourcentages sont bien triés par valeurs décroissantes. Par contre, les jours ne sont plus dans l'ordre normal.

Vous voulez maintenant revenir à un tri où les jours seraient dans l'ordre normal. Sélectionnez "Jours" et "Croissant" pour la première clé. Sélectionnez ensuite l'onglet "Options" de la boite de dialogue, et cochez la case "Ordre de tri personnalisé"; puis dans la liste déroulante suivante, sélectionnez la ligne commençant par "lundi,mardi". Validez. Vous pourrez vérifier que l'ordre des jours est correct, à condition que vous n'ayez pas fait de faute d'orthographe en entrant les jours.

Important. Le tri s'effectue selon les critères "Jours", "Valeurs" ou "Poucentages" seulement si dans l'onglet "Options", la case à cocher "La plage contient des étiquettes de colonne" est cochée. Sinon, les critères seront, pour notre exercice, "Colonne B", "Colonne C", "Colonne D".

B. Notions sur le filtrage.

L'intérêt d'un filtre par rapport au tri est qu'on fait afficher seulement certaines lignes, en fonction de critères.

Important.

Vous devez créer une ligne avant la ligne contenant la cellule "Total", pour éviter que cette ligne n'intervienne dans le filtrage.

La présentation ci-dessous correspond à la présence des en-têtes de colonnes "Jours", "Valeurs" et "Pourcentages". Elles sont reconnues comme telles parce que nous définissons la plage de cellules (B2:D9).

Sélectionnez la page de données (B2:D9), puis ouvrez le menu Données, item "Filtrer". Dans le sous-menu, vous pourrez choisir entre "Autofiltre", "Filtre standard" et "Filtre spécial". L'Autofiltre étant peu accessible, et le Filtre spécial difficile à utiliser, nous n'utiliserons que le filtre standard.

Quand vous sélectionnez ce filtre, la boite de dialogue "Filtre standard" s'affiche. Vous pouvez entrer plusieurs critères de filtres au moyen de groupes de formulaires, chaque groupe comportant, dans une ligne, les listes déroulantes "Nom de champ", "Condition", la liste déroulante et d'édition "Valeur" et pour les groupes 2 et suivants, une liste déroulante avec les items "ET" et "OU".

Exemple d'utilisation. Nous voulons afficher les lignes de la plage (B2:D9) dont le jour est lundi à vendredi, et la valeur inférieure ou égale à 60. La boite de dialogue est affichée.

1. Dans le groupe 1, entrez le champ "Jours", la condition "Ne contient pas" et la valeur "samedi". Dans le groupe 2, entrez la condition "ET", le champ "Jours", la condition "Ne contient pas" et la valeur "dimanche". Dans le groupe 3, entrez la condition "ET", le champ "Valeurs", la condition "<=" et la valeur "60".

2. Validez la boite par Entrée. Vous constaterez que les lignes affichées correspondent seulement à mercredi, jeudi et vendredi, et que pourtant la somme des valeurs reste 350.

3. Si vous voulez modifier ce filtre, vous ferez afficher la boite de dialogue "Filtre standard" par le menu Données, item Filtre, sous-menu "Filtre standard". Si vous voulez le supprimer ou en faire un nouveau, vous utiliserez le menu Données, item Filtre, sous-menu "Réinitialisation du filtre".