Débuter avec Calc.

Dernière mise à jour le 12.05.2015.

Le module Calc est un tableur. Il permet d'effectuer, à partir de données, des calculs qui peuvent être très complexes. De plus, si des données changent, les résultats sont automatiquement recalculés. Un fichier Calc est appelé classeur.

Pour ouvrir Calc, vous pouvez:

dans la fenêtre d'accueil, activer le bouton Classeur (OpenOffice), ou Classeur Calc (LibreOffice). Dans les deux cas, le raccourci-clavier est Alt +C.

à partir de la fenêtre de Writer, menu Fichier, item Nouveau, sous-menu "Document texte". Remarque. De la même manière, vous pourrez ouvrir une fenêtre Writer à partir de Calc.

Quand vous ouvrez Calc, le classeur, de nom "Sans nom 1", contient une ou trois feuilles de calculs, selon la suite utilisée. Le nom de la feuille active est Feuille1.

Important. Puisque vous devrez utiliser les caractères de ponctuation, dans les options des paramètres vocaux pour Calc, le niveau de Ponctuation doit être fixé à "Toutes".

A. La feuille de calculs.

Une feuille de calculs est un tableau, comportant un très grand nombre de cellules, formées par 1048 colonnes et 1 048 567 lignes. Les colonnes sont désignées par une à trois lettres, de A à AMJ. Les lignes sont désignées par des nombres. 

Chaque cellule est repérée par sa référence, formée par l'indication de la colonne puis de la ligne. Ainsi, la première cellule (en haut et à gauche) est notée A1. La cellule à sa droite est notée B1. La cellule en dessous est notée A2. La cellule C7 est à l'intersection de la troisième colonne et de la septième ligne.

À l'ouverture du classeur, toutes les cellules sont vides. La cellule A1 est active. Ce terme signifie qu'elle a le focus, mais qu'elle n'est pas forcément en mode édition.

Pour vous déplacer entre les cellules, vous utiliserez les flèches ou Tab. D'autres commandes vous seront indiquées plus tard. Après un déplacement, c'est la cellule atteinte qui devient active. Avec Tab, c'est la cellule de droite, donc sur la même ligne. Jaws annonce la référence de cette cellule. Pour les personnes voyantes, la cellule active est repérable sur l'écran par le fait qu'elle est bordée de traits épais.

Définition. Nous appellerons plage de cellules, un ensemble de cellules contenues dans une zone rectangulaire. Par exemple, la plage (A1:B2) contient les cellules A1, A2, B1 et B2. Vous remarquerez que pour désigner une plage de cellules, on utilise les références de la première cellule (en haut et à gauche) et de la dernière cellule (en bas à droite) de la plage, séparées par le caractère deux points.

B. Entrer des données, les modifier.

Dans les cellules, vous entrerez des données. Ce seront du texte, par exemple "lundi", des valeurs (ou nombres), par exemple "1000", ou des formules. Les formules sont des expressions commençant par le signe égal, qui indiquent à Calc les calculs qu'il doit effectuer. 

Exemple de formule. La formule "=B1+B2" indique que Calc doit calculer la somme des nombres contenus dans les cellules B1 et B2. On peut également  écrire la formule "=SOMME(B1:B2)". Attention à ne pas entrer d'espace dans la formule.

B.1. Entrer une donnée dans une cellule.

Vous ne pourrez entrer de données que dans la cellule active. Pour entrer des données, il suffit d'en frapper le texte. À la première frappe, la cellule devient une zone d'édition, avec un curseur d'insertion comme dans un document Writer. Pour valider votre frappe, vous pourrez:

frapper Entrée. La cellule au-dessous de la cellule validée devient active. 

frapper Tab. La cellule à droite de la cellule validée devient active. 

frapper Alt +Entrée. La cellule validée reste active.

Important. Si la cellule active est en mode édition et que vous avez commencé à frapper une formule, la frappe des flèches rajoutera dans l'expression, la référence de la cellule atteinte au moyen des flèches, mais le curseur reste dans la cellule active. L'utilisation de ces flèches est intéressante, car Jaws prononce la valeur et la référence de la cellule atteinte.

Exemple d'utilisation. Vous êtes en B5, et vous voulez écrire la formule de calcul de la somme des cellules B2 et B3. Vous frapperez la touche "=", puis vous frapperez Flèche haut jusqu'à entendre "B2", puis la touche "+", puis Flèche bas pour entendre "B3", puis Alt +Entrée. La formule en B5 sera bien "=B2+B3".

B.2. Supprimer ou remplacer un contenu de cellule.

Si la cellule active n'est pas en mode édition, pour supprimer son contenu, sans entrer de nouvelle expression, frappez Supp ou Retour arrière. Remarque. La frappe de Retour arrière avec LibreOffice, ou Supp avec OpenOffice, ouvre la boite de dialogue "Supprimer du contenu", qui permet de choisir ce que l'on souhaite effacer.

Pour remplacer le contenu par un autre, frappez la nouvelle expression, qui remplacera automatiquement l'ancienne. Attention. Ceci montre le risque de modifier le contenu de cellules par le simple fait d'appuyer accidentellement sur des touches. Soyez donc très vigilant.

Pour modifier un contenu sans le ré-écrire entièrement, frappez F2. La cellule passe en mode édition, et le curseur se place à la fin du contenu. Vous pourrez alors utiliser les commandes habituelles pour une zone de texte. Indication. Ctrl +Entrée permet de créer un saut de ligne à l'intérieur d'une cellule contenant du texte.

C. Créer votre premier classeur.

Nous vous proposons ci-dessous, d'entrer des données et une formule.

1. Entrez les données suivantes: lundi en A1, 70 en B1, mardi en A2, 80 en B2, Total en A3.

2. Entrez en B3 la formule =B1+B2 ou =SOMME(B1:B2). Le mot Somme et les lettres dans les références peuvent être frappés en majuscules ou en minuscules, mais n'oubliez pas les parenthèses.

3. Validez par Alt +Entrée pour rester dans la cellule. Jaws ne lit pas le résultat. Indication. Si la formule est correcte, Calc transforme automatiquement les minuscules en majuscules dans les noms de fonctions et les références.

 Conseil. Par la suite, il sera souhaitable de réserver la première ligne pour un titre, la seconde pour les en-têtes de colonnes, en prévision de tris et de filtrages.

D. Enregistrer ce classeur.

L'extension normale d'un classeur Calc est .ods, mais nous ferons nos enregistrements au format .xls, pour faciliter les échanges de documents avec des utilisateurs de Excel.

L'enregistrement d'un classeur ne diffère pas de celui d'un document Writer. Vous utiliserez donc soit le menu Fichier, soit les commandes Ctrl +S ou Ctrl +Maj +S (pour un classeur déjà enregistré, dont vous voulez changer le nom et/ou le dossier). Ceci ouvre une boite de dialogue "Enregistrer sous" que vous connaissez bien.

Le format par défaut est .ods. Frappez Tab pour atteindre la liste déroulante "Type", où vous choisirez "Microsoft Excel 97/2000/XP/2003(.xls)".

Nommez le classeur "exercice1.xls".  Changez éventuellement le dossier d'enregistrement, qui par défaut est "Mes documents", et validez par Entrée.

Une boite d'avertissement s'ouvre vous mettant en garde contre la perte d'une partie du formatage du classeur. Elle contient les boutons "Conserver le format actuel" et "Enregistrer au format ODF, et la case à cocher, cochée, "Demander lors d'un enregistrement autre que dans le format ODF. Décochez cette case, et validez le bouton "Conserver le format actuel". Désormais, cette boite ne s'ouvrira plus.

Nous utiliserons ce classeur comme base de modifications dans les fiches suivantes. 

Conseils.

Au cours de votre apprentissage, pensez à enregistrer vos essais, pour éviter des refrappes fastidieuses.

Par défaut, le dossier d'enregistrement des classeurs Calc est "Mes documents". Il est recommandé de prévoir un dossier spécifique pour vos classeurs, et de le spécifier dans la configuration.

E. Éléments de configuration.

La configuration suivante est celle utilisée dans cette série de fiches.

E.1. Dans les menus.

Menu Affichage. Barre de formule et Barre d'état: cochés; Volet latéral ou Barre latérale: non coché.

Menu Outils. item Contenu des cellules, sous-menu: Autosaisie: coché.

E.2. Dans la boite de dialogue Options.

Cette boite de dialogue est ouverte par le menu Outils, item Options. Reportez-vous aux fiches sur Writer pour sa description.

Niveau "LibreOffice" ou "OpenOffice" (selon la suite), item "Chemins". L'enregistrement des classeurs se fait par défaut dans "Mes documents". Choisissez un dossier spécifique.

Avec LibreOffice seulement. Niveau "LibreOffice Calc ", item "Par défaut ". Choisissez combien de feuilles de calcul doit contenir un nouveau classeur.

F. Le navigateur.

Frappez F5 pour afficher (ou masquer) le volet Navigateur. Il comprend trois parties: une barre d'outils, où vous trouverez en particulier les listes déroulantes et d'édition "Colonne" et "Ligne", une arborescence des objets commençant par Feuilles, et une liste déroulante qui ne parait pas avoir d'utilité.

À l'affichage du navigateur, le curseur se trouve dans la liste déroulante et d'édition "Colonne".

Si vous voulez atteindre par exemple la cellule D9, vous y frapperez D, puis 9 dans la liste suivante atteinte par Tab. Vous validerez par Entrée.

Si vous voulez atteindre l'arborescence, frappez 2 fois Maj +Tab. Vous pourrez par exemple utiliser les items "Feuille","Nom de plages" et "Commentaires" pour sélectionner une feuille, une plage ou une cellule avec commentaire.